業務マニュアル作成研修

こんな課題や問題、現状にぴったりです!

■個々が抱える担当業務が増加している中、担当業務配分の適正化し、業務改善や教育の効率化を図りたい
■以下の様な症状にも効果があります
属人化(○○さんにしかできない)した業務が多く存在する
・「団塊の世代」の知識伝承に不安
「暗黙知」を組織の資産にする

受講者の声

  • 講師の方のワンポイントアドバイスやノウハウが大変参考になりました。飽きないように楽しい会話の中で進行いただき、あっという間の研修でした。(地方自治体 30歳)
  • 「マニュアルは育てるもの」だという事を忘れずに、更新を行いたいです。(大学職員 24歳)
  • 非常に聞きやすい説明でよかったです。マニュアル作成が少しとっつきやすくなった感じがします。(地方公共団体 33歳)

研修の概要

マニュアルは相談して作成する業務のマニュアルを作成することは、とても手間がかかります。

しかし、マニュアルは、「活用されないこと」が少なくありません。
「苦労して作成しても、活用されない」ことから、作成者のモチベーションは下がります。
こうして、誰もマニュアルを作成しなくなってしまうのです。

では、どうして「活用されない」でしょうか?
それは、「読む側にとって読みにくく、理解できないマニュアル」だからです。

逆に、「読み手に立ったマニュアル」が作成できれば、
マニュアルは「情報共有」にも「教育」にも貢献する「組織の重要な資産」になります。

では、「活用されるマニュアル」「読み手の立場に立ったマニュアル」はどうすれば作成できるのでしょうか?

当研修は、マニュアルの作成段階と盛り込むべきコンテンツを理解し、簡単なマニュアルを実際に作成します。

そして、「何が必要か」「相手の立場に立つとはどういうことか」をチェックしていきます。

「マニュアルを作ろう」という動機づけと、「実際に作れる」という自信を持つのにピッタリな内容です。

目標・効果

  • マニュアル作成の準備の具体的な内容理解
  • 仕事とそれを構成する作業を洗い出し、「何をしなければいかないか?」「何が必要か?」を明確にする
  • 読み手をゴールまで導く「流れ」を図にする
  • 「読み手が」理解しやすい文章で説明文を作成する
  • 書き手と読み手の理解の違いを認識する

カリキュラム内容

注:当社のカリキュラムは、常にブラッシュアップしております。以下は、これまで実施したものの1例です。

例)1日(9:00~17:00)、全職員が時期をずらして参加するため、幅広い階層が対象


■マニュアル作成研修~暗黙知から組織の資産をつくろう

1.マニュアルを作成するにあたって
(1) マニュアルの種類
(2) マニュアルの難しさ
(3) マニュアルの作成で心がけること

2.マニュアル作成の手順
(1) マニュアル作成の手順
(2) マニュアルの媒体・構成・編集ルールの決定
(3) 作成者の担当割、スケジュール、完成目標を立てる

3.マニュアルの対象業務を決める
(1) 所属する組織内の「自分の役割」から洗い出す
(2) 時間軸で洗い出す。
(3) 自分以外の人に継承すべき仕事を洗い出す

4.対象業務を構成する「作業」を洗い出す
(1) 業務は作業の集合体
(2) 作業の洗い出しで同時に明確にするポイント

5.マニュアルの背骨「業務フロー図」を描こう
(1) 業務フロー図とは
(2) 業務フロー図を作成する際に注意すべき点(簡単なルール)
(3) 業務フロー図の描き方
(4) 「理解しやすい業務フロー」のポイント

6.解説する文章を書く~説明文を書く際に気を付けること
(1) マニュアルの構成
(2) マニュアルの文章

7.マニュアルの改善点を見つける
(1)マニュアルからわかったことは?
(2)必要なことは何か?
以上

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