業務マニュアル作成02:作成手順1「全体把握(業務の洗い出し)」

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業務マニュアル作成研修

全体把握(業務の洗い出し)とは?

では、マニュアル作成の手順を1つ1つ説明していきます。まずは、手順1「全体把握(業務の洗い出し)」です。

「業務マニュアル」ですから、自分の業務をマニュアル化するわけです。しかし、一口に「業務」といっても、あなたがマニュアルにすることができる業務は沢山ありませんか?

業務マニュアルを作成するような場合は、「自部署の業務」や「自分が担当している業務」と対象範囲が広いことが多いです。

「では、どの業務から手を付けようか」と考え、思い付きで作成すると後で困ることになります。業務というのは互いに関係し合っているので、「この業務より前に、あの業務をマニュアル化すべきだった」「いきなり特殊な業務を作成するより、標準的な業務をマニュアルにすれば良かった」となるからです。

このように、「いかに、適切な順番で業務をマニュアル化するか」が重要になります。そして、順番を付けるわけですから、「そもそもマニュアルの対象になる業務はどんなものがあるのか?」全て洗い出す必要があります。

(1) カテゴリーに分ける

「業務の洗い出し」は先ほども述べたとおり「どんな業務がああるのか」を明確にすることです。でも「明確にする」と言ってますが、これが結構大変・・・。

対象とする範囲(部署、課単位など)が大きければ、思い出せない(思い付きにくい)重要な業務があるかもしれません。

そこで、まず業務を洗い出すために、「カテゴリー」を考えます。
「どんな枠で区切れば、全体を分けたことになるのか?」を考えるのです。

たとえば・・・
「あなたの家にある家具をすべて書き出してください」
・・・と言われたらあなたは全部言えますか?

私なら途方にくれます。とりあえず、思い付きで家具を次々と書き出してみても「これで全部か?」と考える度に「あ!あれもあった」となりそうです。

そこでまずは自分の家の間取りごとに考えたらどうでしょうか?
「2LDKだから、まずはリビング、次はダイニング。そして寝室と子供部屋のそれぞれの洋室、あとは浴室やトイレなどその他」と部屋に分けて、それぞれの部屋を思う浮かべると、はるかに書き出しやすくなると思いませんか?

「カテゴリー」とは分類のことです。この例でいう「部屋」と同じです。
まず、全体をどう分けたら、もれなく分類できるかを考え、次にその分類ごとに「中身」を考えていく方法です。

業務を分けるカテゴリーの種類としては次のようなものがあります。

(2)カテゴリーの種類

① 「役割」「担当」

・組織の中で、役割や担当にはどんなものがあるか?
・その役割と対照的な役割はあるか?
・「親子関係」にある役割はあるか?
ex)「窓口担当」と「バックオフィス処理」、「標準業務」と「専門業務」など

② 「時期や時間軸」

・職場で「時期の区切り」にどんなタイミングがあるか?
・ある一定のタイミングや期間中で行われる業務を洗い出す
ex) 年次、半期、四半期、月次、週次、日次など

「相手」

・利害関係者(顧客、社内、協力会社、取引会社etc)
・担当地域別(都道府県、市町村、会社独自の地域分類etc)
・社内部署名(総務部宛て、営業部宛て、企画宛てetc)
・担当者(役割)別:○○担当、△△担当など     etc

④ 仕事の性格

・メイン業務とサブ業務
・定型業務と非定型業務

カテゴリーの注意点

但し、カテゴリーを考える上で注意すべきことがあります。
「カテゴリーの種類」を考えるだけで満足しないように!

あくまでその種類にはどんな「カテゴリー」があるかを洗い出すことが重要です。

これまでの研修でこの話をした後、「では、あなたの業務はどんなカテゴリーで分けたら、もれなく業務を洗い出せそうですか?」と聞くと、「『時期』でわけるといいと思います」と答える人がいます。この「時期」というのはカテゴリーの種類を答えただけです。

そうではなく・・・
「年次」「月次」「週次」「日次」「その他」で分ける
・・・というように、あくまでカテゴリー自体を考え出すべきです。

そうでなければ、この後もれなく業務を洗い出せません。
このように「まず全体は何で分かれるか」を考え、次に「その中にはどんなもの(業務)があるか?」と考えていくのです。

(3) マニュアル対象業務の一覧表を作成する

マニュアル化する対象業務を洗い出せたら、それを一覧表にしましょう。
この時、各業務に番号(業務NO)を付けましょう。

また、「業務間の関連性の高いもの」、「連続性があるもの」を1つの「系統」(業務の種類別)にすると整理しやすくなります。各系統にも番号(系統NO)を付けましょう。

系統NOと業務NOと組み合わせることで、マニュアルNO(マニュアルを一意に管理できる番号)を付けることができます。このようにマニュアルに番号を付けると、後にファイリングや進捗管理をする際に、管理がしやすくなります。

■例)マニュアル対象業務一覧表

業務一覧表

何故か既存のマニュアルが分かりにくい・・・研修で学びなおしませんか?

研修では上記をじっくりと説明し、実施できるようにアドバイスします。

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