ビジネス文書研修~上司・同僚が受け取ってうれしい文書とは?

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

  • LINE・チャットなどの短文や単語でのコミュニケーションに慣れている者が増え、Eメールや文書でのやり取りに問題やトラブルが発生している
  • 報告書が分かりずらく、管理職の「次の判断」が下しにくい
  • 社員のメールでビジネスにふさわしくないものがある
  • 総じて、若手社員の文章作成力が低いという意見がある
  • 読み手を意識していない文書が多い

概要説明

「情報共有の重要性」が当然の事のように言われている割に、自分の文書に自信が持てない人が増えています

確かに、ビジネスの現場でやり取りする文書は、ただでさえ約束事やルールが多いです。
一つ間違えれば常識を疑われたり、相手に失礼であったりとやっかいなものです。

しかし、そもそもの「ビジネス文書の目的」を抑えればビジネス文書は決して難しくないのです。

つまり、「お約束事」と「重要ポイント」を踏まえれば誰でも”達人”になれます。

また、ビジネス文書を学ぶことは「ビジネスコミュニケーションの第一歩」をしっかりと把握することにもなります。

当研修は、必要充分な「一般的な文書マナーやルール」を学びながら、「なぜ、こういった構造になっているのか?」「書くべき事柄は何か?」など論理的な理由も含めて、理解していきます。

 

目標・効果

  • 新入社員や若手社員が、「コミュニケーションの基礎」である「ビジネス文書」が書けるようになる
  • 読みやすい文書のポイントを実践できる
  • ビジネス文書の基本を掴む
  • 「ビジネス文書」の構成を理解する
  • 「社内向け」「社外向け」文書の違いを理解する
  • 報告書を書けるようになる
  • 「ビジネスメール」の注意点を理解し、適切なメールが書けるようになる

これまでの実績

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2019年06月 金融業 ビジネス文書研修(1日間)

  • 昨年から実施。若手からベテラン層まで幅広く、手上げ制での参加
  • 東京地区と大阪地区2回実施

2019年05月 東海地区 製造業 新人ビジネス文書研修(2日間)

  • 2018年度に続き、本年は2回目
  • 昨年は1日間の開催だったが、本年より議事録・日報を強化したいとのことで2日間の研修の開催となった

2019年04月 東京都内 官公庁 新人ビジネス文書研修(1日間)

  • 新人研修ではあるが、「実践的に」ということでワーク中心の内容にカスタマイズ

実績は多数ございます!詳細は下記ホームよりお問い合わせください!!

受講者の声(アンケート結果)

  • 「ビジネス文書は難しくない」と思えました。これからは「少し積極的に」ビジネス文書に接しようと思いました。(IT 27歳)
  • 「なぜ、あんなにあいさつ文が多いのか」目から鱗がおちました。日本の文章の良さも感じられて良かったです。(建設業 33歳)
  • 「メールこそ油断大敵!」というのが納得できました。気を付けて行きたいと思いました。(製造業 25歳)

カリキュラム(内容例)

■ビジネス文書研修(標準版:1日間)

1. ビジネス文書の機能と種類

  • 「他者との関係構築」の重要性
  • ビジネス文書の効果
  • ビジネス文書の種類

なぜ?ビジネス文書を学ばなければいけないのか?その理由を再認識し、学ばなければいけない要件の全体像を把握します。「今日、ビジネス文書を学ぶこと」に対するモチベーションを上げます。

2. わかりやすい文章とは

  • わかりやすい文章の5つのポイント
  • 【演習】要約問題(長文を200文字以内に要約する)

ビジネス文書は「フォーマット(型)」と「コンテンツ(文)」に分かれます。このうち「コンテンツ」である、文や文章がどうあるべきか?を5つのポイントで解説します。

【演習】は「ビジネス記事を読んで200文字以内に要約する」ものです。「制約(文字制限)の中でどれだけ情報を伝えられるか」を問う問題ですが、どんなに情報が盛り込まれていても、読み手が読みにくかったり、理解できなかったりしたら意味がありません。学んだ5つのポイントを実践できているか?をチェックします。

3. ビジネス文書の基礎

  • ビジネス文書の基本形とその構成要素

ビジネス文書の「フォーマット(型)」を解説します。ビジネス文書を構成する共通要素(文書番号・宛名・発信日etc)を解説し、敬称の使い方や標題の重要性、箇条書きで書くことなどの意識付けをを行います。

4. 社内文書の基礎~報告書の書き方

  • 報告書
  • 連絡文
  • 依頼書
  • 【演習】報告書作成演習

よく作成する社内文書である「報告書」「連絡文」「依頼書」の文書例を解説します。同時に「箇条書き」の書き方がわかりやすい文書の鍵であることの解説をします。

特に一番作成頻度が高い「報告書」を題材に、どんな内容(箇条書きの項目)を書くべきか?書いてはいけないか?を解説します。

【演習】では仕事上で起きたある架空のトラブル事例に対して報告書を作成します。グループ共有、全体発表を経て、「自分の文書は理解しやすいのか」をチェックします。

5. 社外文書の基礎と具体例

  • 社外文書の特色(挨拶と前文)
  • 社外文書の「本文」の流れと構成
  • 案内状
  • 通知書
  • 依頼書
  • お詫び文

社内文書との違いから、社外文書特有の挨拶(頭語と結語、3つの挨拶など)を講義します。
具体的な文書例(案内状、通知書など)を見ながら、敬語や丁寧な言い回しの解説をします。

6. メールの書き方

  • メールの宛先
  • 件名のポイント
  • メール本体部の構造
  • 読みやすいメールの文章
  • 【演習】社内文書(連絡文)
  • 【演習】社外文書(相手のお願いに対する返信)

今やビジネスでコミュニケーションの中心的なツールである「メール」のマナーの再確認と、相手とのやりとりで情報に齟齬がうまれないようにするためには、どんなことを考えなければいけないのか?講義と演習を使って、解説し理解を深めます。

【演習】は2題あります。社内用には連絡文、社外用には「調整する」問い合わせ文の問題です。身近な題材のため、日ごろの自分のメールの書き方のチェックになります。(ここまでの進行によっては1題になることもあります)

7. まとめ

  • 【復習】今日学んだことで重要な点をまとめる

今日学んだことを振り返り、ポイントとしてまとめます。

 

■新人ビジネス文書研修(2日間)

新入社員向けのビジネス文書研修です。ご要望の多い2日間の研修を例にご紹介いたします。

【1日目】
1. ビジネス文書の機能と種類

  • (略)標準版と同様の内容

1日目は標準研修(ビジネス文書研修1日間)の内容とほぼ同様です。但し、「まだ、ビジネス経験がない」ことから講義を丁寧に(理解確認を頻繁に)行います。

2. わかりやすい文章とは

  • (略)標準版と同様の内容
  • 【演習】自分の体験記を200字程度にまとめる

演習問題も「ビジネス経験がなくても、頑張れば解けるレベル」にします。例)「ビジネス記事を読んで要約する演習」を「自分の体験記を200字程度にまとめる演習」に変更。演習時間も標準版より余裕をもって時間をとり、解説します。

3. ビジネス文書の基礎

  • (略)標準版と同様の内容

4. 社内文書の基礎~報告書の書き方

  • (略)標準版と同様の内容

「社外文書」は「新入社員が社外向けの文書を書く機会は少ない」というお客様が多いです。その場合は軽くすませる程度にし、その分「社内文書」に時間を割きます。

5. メールの書き方(社内メール)

これも標準版と大きな違いはありません。ただ、現代の若者はLINEなどSNSでのやり取りに慣れていて、メールでのやり取りに意外に不得手です。しっかりとメールの使いかたやマナーを解説していきます。

6.日報を書こう

  • 日報の実例
  • 日報の内容(事実と思考を意識する)
  • 【演習】今日の研修の1日を日報にまとめよう

報告書の内容を踏まえて、「今日学んだこと」を研修日報としてまとめます。これは2日目に続きます。

【2日目】
7.1日目の振り返り(知識の定着を図る)

8.メモの取り方(情報の整理)

    • メモの重要性
    • 「具体的な情報」は特に注意してメモする
    • 全部記録する
    • メモ取りのポイント

ビジネス文書を書くには、「情報の把握と整理」が重要です。文書作成の基礎として、「何をメモしておくべきか?」「メモした情報をどう整理するか?」を解説していきます。

ここで学んだ「メモの取り方」を踏まえ、次項の「議事録演習」で実際にメモをとります

9.議事録の書き方

  • 議事録の構成
  • 要素1:「開催情報」
  • 要素2:「次回の予定」
  • 要素3:「内容」の書き方
  • 【演習】会議をメモし、議事録を作成する

新入社員研修でご要望が多い「議事録作成」のスキルを身に付けます。前項の「メモの取り方」で情報を把握できた後、それを「どのようにまとめるのか」を解説します。

【演習】では弊社が用意したシナリオをもとに、受講者から数名選んで、「会議の劇」をしていただきます。それ以外の方は劇中の会議をメモし、議事録にまとめます。劇に参加した受講者も劇終了後、議事録を書きます(なお、劇に参加した受講者は多少有利ですが、シナリオから議事録になかなかできないになっています。よって、よりメモの重要性を認識することになります。)

10.メール「社外向け」

  • 社内メールと社外メールの違い
  • メールは安易に書いてしまいがち
  • 【演習】社外文書(相手のお願いに対する返信)

「紙の文書」に比べ、新入社員でも社外とメールにてやり取りすることは珍しくありません。そこで、「先方に失礼が無いように」しっかりと社外メールも学びます。

11.日報をかこう2

  • 「所感」の注意点~「思った」「考えた」だけでいいのか?
  • 読み手は誰か?何を期待しているか?

1日目に作成した議事録を再度チェックします。特に「○○と思った」「○○になるようにします」という「所感」では、あまり意味がないこと。また、研修内容が「テキストの目次」のようで、「読み手が分かり切っていること」を書いてもしょうがないことに気付かせます。

12.まとめ

  • 【復習】2日間で学んだことで重要な点をまとめる

2日間の振り返りと自分の課題をまとめます

 

料金(費用)

ビジネス文書研修(1日間)

¥175,000(税別)

ビジネス文書研修(2日間)

¥300,000(税別)

■上記金額に消費税(10%)がかかります

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,000円 が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

関連情報

研修中、こんな話をしています!

ビジネス文書00~良いビジネス文書が書くのが難しいわけ

ビジネス文書01~良いビジネス文書の性質1「早く」

ビジネス文書02~良いビジネス文書の性質2「正確に」

ビジネス文書03~良いビジネス文書の性質3「思いやる」

 

こんな研修と組み合わせると効果的です!!

「ビジネス文書だけでなく、情報を共有する時は、しっかりと情報を整理してほしいな・・・」
とお思いなら

思考の整理術向上研修~「思考を”見える化”しよう!」

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