【行政・官公庁・地方自治体向け研修】業務マニュアル作成研修

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

行政(官公庁・地方自治体)におかれましては、内部統制や業務の効率化を図るために、今「現場で業務マニュアルを作成する」ニーズが高まっています。

しかし、いわゆる”我流”で作ってしまい。結果、既存の職場のマニュアルが「誰も読まれない」「内容が不十分もしくは古い」ことが多いようです。

そこで、弊社の「業務マニュアル作成研修」では「誰にでも、わかりやすく、維持され続けるマニュアル」の作り方を習得します。研修中に1冊のマニュアルを作成するので、「業務改善」「情報共有」のスキル育成にぴったりの内容です!

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

  • 業務を可視化できていないので、現状分析や改善課題の発見が困難な状況
  • 業務改善や教育の効率化、業務リスクへの対応を図れるようになる
  • 属人化した業務の解消や「団塊の世代」の知識伝承に活用できるようになる

※一般企業様向けのマニュアル作成研修(標準コース)はこちら

業務マニュアル作成研修~研修中に最初の1冊を作ります!

業務マニュアル作成研修

 

概要説明

自治体の仕事は「間違いがないこと」が重要です。そのため手続きや手順をしっかりと守ることがもとめられます。よって事務処理が複雑化、細分化しやすい傾向にあります。

しかし、業務改善や人材配置の効率化を考える場合、このことが「あらためて自分(自組織)の業務を把握したいが、なかなか難しい」という悩みにつながり、なかなか進まないという話をよく聞きます。

現状、少子高齢化にともない人口が減少している一方で、地方財政は厳しく、人材配置や確保の面は現状の行政分野で大きな課題です。今後も「住民に寄り添う行政」の主体として自治体の役割は多様化し、増大していくことが予想されます。このまま、現状分析や情報共有を「やらなければならないが・・・」で放置しつづければ、いつまで経っても「次の一手」に進めません。

実は「業務の現状分析」は1つ1つコツコツと進めれば、どんな組織、どんなメンバーでも達成できるのです。それは「業務内容の把握したものから、マニュアルを作成すること」が一番です。

当研修では一方的な講義だけではなく、研修内の演習(ワーク)で「自担当の業務」を対象にした業務マニュアルを実際に作成します。受講者は体験を踏まえながら理解し、明日からマニュアルを作成できるようになります。

目標・効果

  • マニュアルを作成する目的の明確化
  • マニュアル作成手順とその重要性の認識
  • 「業務フロー図」の描き方の習得
  • マニュアルの種類(業務手順マニュアル、操作マニュアル、書類作成、チェックリスト)とそれに応じた書き方の理解
  • 保守・運用の実施と管理の方法を知る
  • 業務を可視化し、現状分析や改善課題の発見に役立てる
  • 業務改善や教育の効率化、業務リスクへの対応を図れるようになる
  • 属人化した業務の解消や「団塊の世代」の知識伝承に活用できるようになる
  • 職場の現場で「自分で作れる」「維持できる」マニュアルの作り方が理解できる
  • 初心者でも「わかりやすく、使える」業務マニュアルを作成する能力を習得する

これまでの実績

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2020年10月 東北 地方自治体 業務マニュアル作成研修

業務マニュアルを作成することで、業務の属人化の解消と業務改善を果たすため、毎年開催。次年度以降も登壇予定。

2019年12月 近畿 地方自治体 業務マニュアル作成研修(業務フロー図強化編)

業務の自動化を目指すため、現状分析にまず業務の手順を明確にすることを目指したい。文章よりは「まず流れを把握できる定義書」としてのマニュアル、特に業務フロー図の作り方をしっかりと習得したいため、ご依頼を受けた。


実績は多数ございます!詳細はこちらからお問い合わせください!!

受講者の声(アンケート結果)

  • 初めて業務マニュアルの作成担当になり、「どこから手を付けていいか」分からなかったが「構成する要素」や「下書きの書き方」などがわかり、明日から作成に向かえそうです。ありがとうございました。(自治体 27歳)
  • 講師の方のワンポイントアドバイスやノウハウが大変参考になりました。飽きないように楽しい会話の中で進行いただき、あっという間の研修でした。(地方自治体 30歳)
  • うちの市は3年程度で異動があるのですが、前任者によって引継ぎ資料の有無があり、何もないこと多く、配属後は毎回から調べるところからのスタートで四苦八苦していた。今回幅広い層で同じ研修を受けたことで、「マニュアルが統一されること」「引継ぎ資料の有無のばらつき解消」が行われ、今後はもっと楽になることが期待できるようになった。自分でも次の異動までにしっかりとマニュアルを整備したくなった。(自治体 33歳)

カリキュラム(内容例)

(行政・官公庁・自治体向け)業務マニュアル作成研修(1日間)

1.行政における業務マニュアルの立ち位置

  • 昨今の状況変化と求めらている要件
  • マニュアル作成の目的の明確化
  • 作成手順の想定
  • マニュアルの要件
  • 【ワーク】なぜ行政機関でマニュアルが求められるのか?
  • 【ワーク】悪いマニュアルが作成される理由を考える

行政(官公庁・自治体・関連機関)における最近の環境の変化とそれに対する「求められる対応」を再考し、マニュアルを作成する意義を再認識する。

良いマニュアルの特徴は誰もが知っているが、現実は悪いマニュアル(わかりにくい、使いにくい)が多く存在する。「なぜ、そういったマニュアルを作ってしまったのか?」を考え、良いマニュアルを作るための要件を再認識する

2.マニュアル作成の手順

  • マニュアル作成の標準的な手順
  • 手順の注意点

「標準的なマニュアルの手順」を図を使って例示。マニュアル作成には「段階」があることを知るの同時に、「準備をすること」と「中間チェックの重要性」を説明する。

3.マニュアルのルールの決定

  • マニュアルの媒体
  • 様式・レイアウト等の検討
  • マニュアルの構成要素
  • スケジュールの作成

マニュアルの媒体、レイアウト、構成要素を知り、「ただの説明文」だけでは読み手が使用しにくいことを知る。合わせてスケジュールを作り進捗を管理しながら進める重要性も確認する

4.作成対象業務を決める

  • マニュアル作成対象業務の決め方
  • 【ワーク】今日マニュアルを作成する対象業務を1つ決める

「今日マニュアルの作成する業務」を1つ決める。同時に「思い付き」でマニュアルを作らないように「対象業務の検討」の重要性を理解する

5.マニュアルの下書き

  • 業務を構成する「作業・処理」の明確化
  • 下書きに書くべき項目の理解(抜け・漏れをなくすために)
  • 【ワーク】自分の業務を「作業・処理」に分解する

マニュアルは「業務の開始から完了までを導くもの」。
対象業務の工程をすべてイメージできているかを確認するために「下書きの重要性」を理解する。ワークでは先ほど選んだ業務を実際に作業に分解し、合わせてマニュアルに必要な情報を整理する。

6.マニュアルの本書き①~情報を図解する

  • マニュアルを構成する図の種類
  • 業務フロー図の描き方
  • 【ワーク】自分の業務の「フロー図」作成する

マニュアルは文だけでなく、図や絵などを効果的に用いるべき。ここでは「添付する図の種類の確認」と特に「業務フロー図」に焦点をあて、書き方のポイントを身に付ける。ワークでは実際に「業務フロー図」を描き、自分のイメージを整理する。

7.マニュアルの本書き②~業務マニュアル(手順書)の解説文を書く

  • 理解しやすい文章のポイント
  • 使いやすいマニュアルのポイント
  • 業務手順マニュアルの解説文の例
  • 【ワーク】解説文(マニュアルの本文)を書く

良いマニュアルは「理解しやすい」ことと「使いやすい」ことの両立が重要。ここではこの2つを達成するためのポイントを理解し、ワークで書いた自分の文章をチェックする

8.その他マニュアルの種類

  • チェックリスト型マニュアル
  • FAQ(Q&A)型マニュアル
  • 操作手順解説マニュアル(システム操作・書類作成)

業務手順マニュアル以外の種類の例示とその利点を学ぶ

9.運用・保守のポイント

  • メンテナンスルールを決める
  • 「組織の資産」として意識する

マニュアルを作ったまま放置し「陳腐化」しないために、作成後の運用や保守の必要性とポイントを学ぶ。

料金(費用)

ご予算を伺ったのちのご提案をさせていただいております。ご気軽にご相談ください。

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,200円(税込み) が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

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