業務マニュアル作成研修(標準コース)

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

御社が「属人化の解消・業務改善・働き方改革を狙う社員研修・職員研修を開催したい」なら最適な内容です。

職場の情報共有には、現場で働く社員・職員が作るマニュアルが一番です。

業務マニュアルの作り方や保守と運用の仕方を学びたい方々にぴったり!

研修中に実際に受講者の業務マニュアルを1冊作ります。この実践的なワークと必要充分な講義で「どうしたらわかりやすいマニュアルが作れるのか」ポイントを押さえて習得できます。

初めてマニュアルを作成する方にも作成経験者にも大好評です。

より、実践的に学ぶのであれば業務マニュアル作成研修(実践コース:2日間)もあります。

こんな状況になってませんか?!~当研修で効果があるケース

  • 「働き方改革」の基盤として、現状分析のために業務マニュアルを作成したい
  • 「同一労働同一賃金制度」の実施のため、「誰でも同じ手順、同じ成果」になるように業務内容を業務マニュアルに再定義したい
  • 業務マニュアルを組織で共有することで、業務改善や教育の効率化、担当業務配分の適正化を図りたい
  • 現在、職場に属人化(○○さんにしかできない)した業務が多く存在する
  • このままでは「団塊の世代」の知識伝承に不安がある
  • 業務マニュアル作成によって「暗黙知」を形式知化し組織の資産にしたい

目標・効果

  • マニュアルの作成に対し「何をしなければいかないか?」である具体的手順を理解する
  • 選んだ対象業務の現状分析(仕事のゴール、具体的作業、必要物、成果物)を行う
  • 読み手をゴールまで導く「流れ」を図にする(「業務フロー図」の作成)
  • 説明文を作成し、実際に「読み手が理解しやすい文章や図」になっているか?をチェックする
  • 研修を通し、書き手と読み手の理解の違いを認識する

受講者の声(アンケート結果)

  • 「今までなぜうまくいかなかったのか?」が分かりました!!研修で学んだことを生かして、マニュアルを作っていきます!」(販売業 35歳)
  • 講師の方のワンポイントアドバイスやノウハウが大変参考になりました。飽きないように楽しい会話の中で進行いただき、あっという間の研修でした。(IT情報産業 27歳)
  • 「マニュアルは育てるもの」だという事を忘れずに、更新を行いたいです。(大学職員 24歳)
  • 非常に聞きやすい説明でよかったです。これまでと違ってマニュアル作成がスムーズになると思います。(地方公共団体 33歳)

実績例(直近2つ)

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2020年7月 都内 IT系企業 業務マニュアル作成研修(1日間)

  • 中堅SEを対象に、顧客の業務を整理することで「要件定義作成能力」「顧客との関係性強化」を目的に開催

2020年度 都内 公開講座 業務マニュアル作成研修(1日間)× 6回

  • 他社開催の研修にゲスト講師として登壇
  • 1回につき20名弱、年間100名程度の受講者に講義
  • 2019年以前も大体年間5回程度登壇

実績は多数ございます!詳細はこちらからお問い合わせください!!

カリキュラムの概要

業務マニュアルの難しさ

業務マニュアルを作成することは、とても手間がかかります。

しかし、業務マニュアルは、「誰も使わないこと」が少なくありません。
「苦労して作成しても、活用されない」ことから、作成者のモチベーションは下がります。
こうして、誰も業務マニュアルを作成しなくなってしまうのです。

なぜ業務マニュアルは活用されないのか?

では、どうして「活用されない」でしょうか?
それは「読む側にとって読みにくく、理解できない業務マニュアル」だからです。
特に「結局、業務マニュアルを読んだのに実際は作業できない」という意見が多いです。これは「何を伝えるか」を準備して、作り、チェックする手順を踏まず、「思い付きで文章で説明しようとしている」「書き手が勝手に出来を満足している業務マニュアルになっている」からです。

要は作成の最後まで「読み手を意識しているか」

一方で「読み手の立場に立ったマニュアル」が作成できれば、
マニュアルは「情報共有」にも「教育」にも「業務改善」にも貢献する「組織の重要な資産」になります。

では、「活用されるマニュアル」「読み手の立場に立ったマニュアル」はどうすれば作成できるのでしょうか?

「適切な手順を踏むこと」がわかりやすい業務マニュアルの近道

まず「マニュアル作成の適切な手順を踏む」ことです。
次に「業務の流れ」を文章だけでなく「業務フロー図」で図解し、イメージと意味をしっかりと共有することが重要です。

当研修の”売り”は「作成手順を知り、研修内で一度実践してしまうこと」

当研修は、業務マニュアルの作成手順をしっかりと講義し、演習でマニュアルを実際に作成します。
また、業務フロー図の作成同様に実際に描いてコツを覚えます。

そして、「今後何が必要か」「相手の立場に立つとはどういうことか」作成したマニュアルのチェックもします。

「マニュアルを作ろう」という動機づけと、「実際に作れる」という自信を持つのにピッタリな内容です。

詳細(カリキュラム例)

■業務マニュアル作成研修(標準コース:1日間)

1.マニュアルを作成するにあたって

  • 「マニュアル作成」の難しさ
  • 「作成手順」の重要性

雇用形態な多様化(ダイバシティの浸透)や同一労働同一賃金制度の実施など、職場には様々な立場の人が働いている中、「組織の資産としてのマニュアル」を作成するには「作成手順」を踏む必要性を認識します。

2.マニュアル作成の手順

  • 手順はPDCA
  • Pが重要~「下書き」と「ルール・方針の決定」

マニュアルの作成手順は「準備・作成・チェック・修正」であり、まさに仕事の進め方の基本PDCAそのもの。特に「準備」段階で、「下書き」と「ルール・方針」の決定が重要であることを確認します。

また、決めるべきルール・方針は何かを解説します。

3.全体把握と作成対象業務の決定

  • マニュアル作成の対象業務を洗い出す
  • 作成する対象業務を決定しましょう
  • 書く目的の再確認
  • 【演習】今日作成するマニュアル対象業務を決める

思い付きでマニュアルにする業務を決めるのではなく、自分の担当業務もしくは所属部署の業務にどんなものがあるかを把握することが大事なことを解説します。また複数の選択肢から優先順位付けの解説も合わせて行います。

【演習】では「研修中に作成する業務」を1つ決定します。この業務を対象にこの後の講義、演習を進め、簡単なマニュアルを1つ作ります。

4.業務を「作業・処理」に分解する

  • 業務は「作業・処理」の集合体
  • 各作業・処理を明確にする
  • 【演習】選んだ業務を「処理・作業」に分解しよう

業務は複数の処理・作業(具体的な行動)に分かれます。この処理・作業の最初から最後までが明確でなければ、マニュアルは書けません。マニュアルは「読み手をゴールまで導くもの」であることを再認識します。

【演習】では実際に「業務分解」をすることで、まず業務を明確に捉えているかチェックできることを体感してもらいます。

5.業務フロー図(フローチャート)を描こう

  • 業務フロー図とは
  • 業務フロー図の描き方
  • 作成後のチェックポイント
  • 【演習】業務をフロー図にする

読み手が業務の流れを理解するには、文章だけでなく図で表現すると伝わりやすいものです。「業務分解」までできていれば、業務フロー図(フローチャート)を作成することもできます。「初めて業務フロー図を描く人」も、「マニュアルに必要なレベルのフロー図」が書けるように解説します。

【演習】では実際の業務フロー図を描き、「わかりにくい図」にならないチェックポイントをお話します。

6.説明文を書く~「伝わる文章」のポイント

  • 「読めばわかる」ではダメ
  • 「見出し」と「アウトライン」
  • 「概要」と「詳細」に分けて書く
  • 説明に必要な図や画像を用意する
  • 【演習】解説文を書こう

「業務分解」と「業務フロー図作成」が終われば、あとは「マニュアルの本文」を書くばかりです。この項では「わかりやすい説明文」のポイントと、読み手が読みやすい説明文の構成、図や画像の準備に関して解説します。

【演習】ではアウトラインや箇条書きを用いて、実際に業務の説明文を書きます。また、他者に読んでもらい「本当に理解できるか」をチェックします。

7.まとめ~マニュアル担当者の心がけ

  • 保守・運用のポイント
  • 最後に~マニュアルを完成させるポイント

最後のまとめです。今後のマニュアル作成に対して「エールを送る」とともに、作成後の「ありがちな保守・運用に対する障壁となる事柄」と担当者が「自律」して無事作成するための心がけを解説します。

料金(費用)

業務マニュアル作成研修(標準コース:1日間)

¥192,500(税込み)= ¥175,000+消費税

【オプションサービス】業務マニュアルコンサルティングサービス

分量や内容によって金額が異なります。
料金の目安はこちらに記載してあります。ご参照ください!

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,200円(税込み) が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

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御社のマニュアル作成にとことんお付き合いします!!

「マニュアルまでは必要ないが、業務の流れは共有できるようになりたい」という場合は・・・

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