業務マニュアル作成研修~「まず最初の1冊を!」

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

  • 「働き方改革」の基盤として、現状分析のためにマニュアルを作成したい
  • 「同一労働同一賃金制度」の実施のため、「誰でも同じ手順、同じ成果」になるように業務内容を再定義したい
  • 業務改善や教育の効率化、担当業務配分の適正化を図りたい
  • 属人化(○○さんにしかできない)した業務が多く存在する
  • 「団塊の世代」の知識伝承に不安
  • 「暗黙知」を組織の資産にする

概要説明

業務マニュアルを作成することは、とても手間がかかります。

しかし、業務マニュアルは、「誰も使わないこと」が少なくありません。
「苦労して作成しても、活用されない」ことから、作成者のモチベーションは下がります。
こうして、誰も業務マニュアルを作成しなくなってしまうのです。

では、どうして「活用されない」でしょうか?
それは「読む側にとって読みにくく、理解できない業務マニュアル」だからです。
特に「結局、業務マニュアルを読んだのに業務のスタートからエンドまでスムーズに進めない」という意見が多いです。これは「何を伝えるか」を準備して、作り、チェックする手順を踏まず、「思い付きで文章で説明しようとしている」「書き手が勝手に出来を満足している業務マニュアルになっている」からです。

一方で「読み手の立場に立ったマニュアル」が作成できれば、
マニュアルは「情報共有」にも「教育」にも「業務改善」にも貢献する「組織の重要な資産」になります。

では、「活用されるマニュアル」「読み手の立場に立ったマニュアル」はどうすれば作成できるのでしょうか?

まず「マニュアル作成の適切な手順を踏む」ことです。
次に「業務の流れ」を文章だけでなく「業務フロー図」で図解し、イメージと意味をしっかりと共有することが重要です。

当研修は、業務マニュアルの作成手順をしっかりと講義し、演習でマニュアルを実際に作成します。
また、業務フロー図の作成同様に実際に描いてコツを覚えます。

そして、「今後何が必要か」「相手の立場に立つとはどういうことか」作成したマニュアルのチェックもします。

「マニュアルを作ろう」という動機づけと、「実際に作れる」という自信を持つのにピッタリな内容です。

目標・効果

  • マニュアルの作成に対し「何をしなければいかないか?」である具体的手順を理解する
  • 自部署、自分の担当の業務を洗い出し、マニュアル作成の対象業務を選び方を実践してみる
  • 選んだ対象業務の現状分析(仕事のゴール、具体的作業、必要物、成果物)を行う
  • 読み手をゴールまで導く「流れ」を図にする(「業務フロー図」の作成)
  • 説明文を作成し、実際に「読み手が理解しやすい文章や図」になっているか?をチェックする
  • 研修を通し、書き手と読み手の理解の違いを認識する

これまでの実績

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2019年10月 東北 地方自治体 業務マニュアル図作成研修(1日間)

  • 業務マニュアルを作成することで、業務の属人化の解消と業務改善を果たすため、毎年開催。2020年度も登壇予定。

2018年11月~19年10月 埼玉県 流通業企業 業務マニュアル図作成研修(2日間)+ コンサルティング(全18回)

  • 全社各部署マニュアルを整備することを目標に、研修を実施
  • 研修を実施するだけでなく、実施後、定期的に対面式でアドバイス・コンサルティングを行う。
  • 作成したマニュアルの修正点、改善点をアドバイスするのとともに、「作成スケジュール管理」や「組織での運用・保守の仕方」「作成担当の引継ぎ方」などのコンサルティングも行う

実績は多数ございます!詳細は下記ホームよりお問い合わせください!!

受講者の声(アンケート結果)

  • 「今までなぜうまくいかなかったのか?」が分かりました!!研修で学んだことを生かして、マニュアルを作っていきます!」(販売業 35歳)
  • 講師の方のワンポイントアドバイスやノウハウが大変参考になりました。飽きないように楽しい会話の中で進行いただき、あっという間の研修でした。(地方自治体 30歳)
  • 「マニュアルは育てるもの」だという事を忘れずに、更新を行いたいです。(大学職員 24歳)
  • 非常に聞きやすい説明でよかったです。これまでと違ってマニュアル作成がスムーズになると思います。(地方公共団体 33歳)

カリキュラム(内容例)

■業務マニュアル作成研修(1日間)

1.マニュアルを作成するにあたって

  • 「マニュアル作成」の難しさ
  • 「作成手順」の重要性

雇用形態な多様化(ダイバシティの浸透)や同一労働同一賃金制度の実施など、職場には様々な立場の人が働いている中、「組織の資産としてのマニュアル」を作成するには「作成手順」を踏む必要性を認識します。

2.マニュアル作成の手順

  • 手順はPDCA
  • Pが重要~「下書き」と「ルール・方針の決定」

マニュアルの作成手順は「準備・作成・チェック・修正」であり、まさに仕事の進め方の基本PDCAそのもの。特に「準備」段階で、「下書き」と「ルール・方針」の決定が重要であることを確認します。

また、決めるべきルール・方針は何かを解説します。

3.全体把握と作成対象業務の決定

  • マニュアル作成の対象業務を洗い出す
  • 作成する対象業務を決定しましょう
  • 書く目的の再確認
  • 【演習】今日作成するマニュアル対象業務を決める

思い付きでマニュアルにする業務を決めるのではなく、自分の担当業務もしくは所属部署の業務にどんなものがあるかを把握することが大事なことを解説します。また複数の選択肢から優先順位付けの解説も合わせて行います。

【演習】では「研修中に作成する業務」を1つ決定します。この業務を対象にこの後の講義、演習を進め、簡単なマニュアルを1つ作ります。

4.業務を「作業・処理」に分解する

  • 業務は「作業・処理」の集合体
  • 各作業・処理を明確にする
  • 【演習】選んだ業務を「処理・作業」に分解しよう

業務は複数の処理・作業(具体的な行動)に分かれます。この処理・作業の最初から最後までが明確でなければ、マニュアルは書けません。マニュアルは「読み手をゴールまで導くもの」であることを再認識します。

【演習】では実際に「業務分解」をすることで、まず業務を明確に捉えているかチェックできることを体感してもらいます。

5.業務フロー図(フローチャート)を描こう

  • 業務フロー図とは
  • 業務フロー図の描き方
  • 作成後のチェックポイント
  • 【演習】業務をフロー図にする

読み手が業務の流れを理解するには、文章だけでなく図で表現すると伝わりやすいものです。「業務分解」までできていれば、業務フロー図(フローチャート)を作成することもできます。「初めて業務フロー図を描く人」も、「マニュアルに必要なレベルのフロー図」が書けるように解説します。

【演習】では実際の業務フロー図を描き、「わかりにくい図」にならないチェックポイントをお話します。

6.説明文を書く~「伝わる文章」のポイント

  • 「読めばわかる」ではダメ
  • 「見出し」と「アウトライン」
  • 「概要」と「詳細」に分けて書く
  • 説明に必要な図や画像を用意する
  • 【演習】解説文を書こう

「業務分解」と「業務フロー図作成」が終われば、あとは「マニュアルの本文」を書くばかりです。この項では「わかりやすい説明文」のポイントと、読み手が読みやすい説明文の構成、図や画像の準備に関して解説します。

【演習】ではアウトラインや箇条書きを用いて、実際に業務の説明文を書きます。また、他者に読んでもらい「本当に理解できるか」をチェックします。

7.まとめ~マニュアル担当者の心がけ

  • 保守・運用のポイント
  • 最後に~マニュアルを完成させるポイント

最後のまとめです。今後のマニュアル作成に対して「エールを送る」とともに、作成後の「ありがちな保守・運用に対する障壁となる事柄」と担当者が「自律」して無事作成するための心がけを解説します。

 

業務マニュアル作成研修(2日間:PCで業務マニュアルを完成させる)

「文章量の多い」マニュアルをつくるのは難しい?!
仕事上で作成する文書は通常1、2枚程度ではないでしょうか。多くても数枚程度でしょう。ところがマニュアルは短いものでも10枚前後、多くなると数十ページの量になります。

実は普通に仕事をしているだけでは、この「大量の文章をまとめる」ということはほとんど経験しません。
だから、「Excelはわかる(使ったことがある)が、Wordは・・・」という声が多く出るのです。

マニュアルは文書です。文書を作成するのはWordです。Excelは「計算し、表やグラフを作る」表計算ソフトです。

1日間のカリキュラムにプラス、Microsoft Office Wordを使いPC上でマニュアルを作成していきます。マニュアルを作成するために必要な機能に絞った解説で、作成力をUPさせます。

また、「作って終わり」ではなく「組織で使われ続ける」ために運用や保守・メンテに関して、詳しくお話します。

↓ 1日目は「1日間」の研修と同様です。以下の内容を2日目に行います

1. Wordの基本操作~スタイルとアウトライン

  • 準備
  • 見出しの設定①~スタイル
  • 見出しの設定②~アウトライン
  • 本文の設定~独自のスタイルを作成する
  • 目次を作る
  • 【参考】改行の種類(「改ページ」「段落の終わり」「折り返し」)

多くの人が「苦手」「未経験」のWordのスキルを、マニュアルを作成する点に絞って、解説します。

2.【総合演習】マニュアル文書を作成する

弊社が用意した「業務マニュアル用フォーマット」を使って、実際にWordでマニュアルを作成します

3. 図の作成・追加

  • 図と「タイトル」はワンセット
  • 図を描く
  • 図の貼り付け
  • 【復習】業務フロー図で使う代表的な図形
  • 図の配置文章を回り込ませる

マニュアルの文章を作っていくと、「こんな図がほしい」「図を入れた方がわかりやすいな」と図の必要性に気づくはずです。

実際にPC上で「業務フロー図」を描き、マニュアルにどう挿入するといいのか?図の描き方のポイントとマニュアルへの反映の仕方を解説します。

演習ではあらかじめ作成した業務フロー図をPC上で描き、Word文書に挿入してみます。

4. 作成・運用・保守のポイント

  • 作成~担当、スケジュール、完成目標を立てる
  • 保守~メンテナンスルールを決める
  • 運用~「組織の資産」として意識する
  • 【演習】保守・運用のスケジュールを作成する

マニュアルは作っただけではダメ!
多くのマニュアルが「作っただけで満足」しているものが多く、実際には「読まれない、使われない、メンテされない」という結果になります。

それは、運用や保守を考えていないからです。この章では改めて作成も含めて、マニュアルを継続して運用・保守していくために、何が必要かを解説します。

また、自分の作成するマニュアルの保守計画(スケジュール)を作成します。

 

【オプションサービス】業務マニュアルコンサルティングサービス

受講後にも悩みは尽きない・・・

  • 「作成したマニュアルが本当にこれでいいのか?」
  • 「マニュアルは作ったが、その後保守・運用をどうしたらいいか?」
  • 「既存のマニュアルのどこを変えたらいいのか?」etc・・・

このように、研修後、本当にマニュアルを「作成したら、したで」悩みはでてくるようです・・・

私は、これまで数多くの企業・組織が作成したマニュアルを拝見しました。すると、研修実施後に作成したマニュアルはもちろんですが、独自で作成したマニュアルに関しても様々な相談を持ち掛けられています。

それぐらい、「作成方法は理解できたが、実際にやると難しい」という方が多かったのです。マニュアルを作成するというのは、本当に知識だけではダメであることに改めて私自身も感じました。

「では、どうすればいいのだろう?」「研修だけでなく、なんとかお役に立てることは無いか?」と考えました・・・

本当にマニュアルを完成するまでお付き合いいたします!!

そこで、「作成したマニュアルのアドバイス」や「既存のマニュアルの改善」「マニュアルの運用・保守の相談」など業務マニュアル作成のアドバイス・コンサルティングサービスを行うことにしました。

「研修とのセット」は勿論のこと「単独で相談だけしたい」場合も対応いたします!!

また、「直接対面方式(御社に伺って、お話する)」「文書でのコンサルティング(メールにてマニュアルを送ってもらい添削する)」など形式もご相談のります!!

是非、ご検討ください。

更なる詳細は「御社の「業務マニュアル作成」にトコトンつきあいます!」をご参照ください!!

料金(費用)

業務マニュアル作成研修(1日間)

¥175,000(税別)

業務マニュアル作成研修(2日間)

¥300,000(税別)

【オプションサービス】業務マニュアルコンサルティングサービス

分量や内容によって金額が異なります。
料金の目安はこちらに記載してあります。ご参照ください!

■上記金額に消費税(10%)がかかります

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,000円 が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

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