業務マニュアル作成研修(実践2日間コース)

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

正式に組織方針として業務マニュアルを作成するのであれば、業務マニュアルをただ作成するだけでは、上手くいきません。

「作成すること」にプラスして「統一性を持たせる」「適切に使用されること」「定期的なメンテナンスを施す」ことのように使用・運用・保守の面も認識しなければならないからです。「業務マニュアル作成研修(実践編)」は2日間でこれらをじっくり学びます。

「標準コース」との違いは、習得に時間がかかる以下の3点を演習を交えてじっくりと学べる点です。

  • 「スケジュールに則って作成すること」
  • 「PC上で統一性のあえるマニュアルを作成すること」
  • 「運用・保守のために明確化しなければならないこと」

こんな状況になってませんか?!~当研修で効果があるケース

  • 全社で「業務マニュアルを整備する」ことが決まったが、どう進めていいかわかない
  • 今までも担当者レベルで各々が業務マニュアルを作成していたが、フォーマットがバラバラで読みにくく、いつのまにか読まれなくなってしまう
  • 今まで量の多い文書を作成したことがなく、IT系にも苦手な者が多い。具体的にどうやって作成していけばいいのかわかならい。
  • これまで業務マニュアルは作成してきたが、定着せず、陳腐化し、その度に新しくマニュアルを作り直している

概要説明

「ページ数の多い文書」であるマニュアルをつくるのは難しい?!

仕事上で作成する文書は通常1、2枚程度ではないでしょうか。多くても数枚程度でしょう。ところがマニュアルは短いものでも10枚前後、多くなると数十ページの量になります。

実はこの「大量のページの文書を作成する」という作業は、人によってほとんど経験していません。更に「PC上で作成したことがない」「自信がない」という人がほとんどです。

いかに「PC上で業務マニュアルを作成するか」を習得します

当研修「業務マニュアル作成研修(実践コース)」のカリキュラムでは、PC上でマニュアルを作成していきます。Microsoft Office Wordを使い、マニュアルを作成するために必要な機能に絞った解説によって作成力をUPさせます。

更に「組織として作成したマニュアルを資産化する術」を伝授します

また、個人レベルでなく、組織としてどうマニュアルを作成するかを「作成対象業務の選定」から「統一したフォーマット形式で作成する工夫」、そして「メンバーの参加意欲の増進方法」をお話します。

更に「作って終わり」ではなく「組織で使われ続ける」ために運用や保守・メンテに関して詳しくお話します。

目標・効果

業務マニュアル作成研修(標準コース)の目標に加えて

  • 自部署、自分の担当の業務を洗い出し、マニュアル作成の対象業務を選び方を習得し、実践する
  • 業務マニュアルに必要な「構成要素」を知り、具体的にそれらをPC上でどう作成するのかを習得する
  • マニュアルに必要不可欠な「図解力」をつけ、文章間に配置することでよりわかりやすいマニュアルが作成できる
  • スケジュールを作り、ルールを定めて、組織で業務マニュアルを作成・運用・保守することが可能になる

これまでの実績

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2018年11月 埼玉県 流通業企業 業務マニュアル作成研修(2日間)

  • 全社各部署マニュアルを整備することを目標に、研修を実施
  • 各部署で任命された「マニュアル作成担当者」を対象に、「自部署の業務の洗い出し」から「マニュアル作成対象業務の選別」「スケジュールの作成方法」「Wordの基礎講座」「業務マニュアルの運用・保守ルールの設定」など、総合的な内容を講義

2013年11月 関東圏 地方自治体 業務マニュアル作成研修(2日間)

  • 2011年度から毎年「業務改善・情報共有強化」を目的に2日間実施
  • 2日目の「作成演習」の時間を多く取り、受講者間ならびに講師にも作成した業務マニュアルをチェックしあい、完成度の高いマニュアルを仕上げた

実績は多数ございます!詳細はこちらからお問い合わせください!!

受講者の声(アンケート結果)

  • 会社から「業務マニュアルの作成担当者になれ」と言われたときは、「どうしよう」と不安でしたが、それが今回の研修で解消されました。(流通業 30歳)
  • これまでも業務マニュアルを作っていましたが、ITスキルに不安があり、ところどころ妥協して作成していました。今回の内容で「しっかりした業務マニュアル」が作れそうです。ありがとうございました。(流通業 33歳)
  • 「完成すること」は強く意識していましたが、それ以降のことまでは頭に無かった。今回の内容を踏まえスケジュールとルール作りにも強く意識を持ちたい(流通業 31歳)
  • 時間が十分にあったため、完成度の高い1冊ができた。PCで作るのも実践的で良い。この調子で2冊目、3冊目をつくっていきたい(自治体 37歳)

カリキュラム(内容例)

【業務マニュアル作成研修(実践コース:2日間)】

【1日目】標準コースに準拠

1.マニュアルを作成するにあたって

  • 「マニュアル作成」の難しさ
  • 「作成手順」の重要性

雇用形態な多様化(ダイバシティの浸透)や同一労働同一賃金制度の実施など、職場には様々な立場の人が働いている中、「組織の資産としてのマニュアル」を作成するには「作成手順」を踏む必要性を認識します。

2.マニュアル作成の手順

  • 手順はPDCA
  • Pが重要~「下書き」と「ルール・方針の決定」

マニュアルの作成手順は「準備・作成・チェック・修正」であり、まさに仕事の進め方の基本PDCAそのもの。特に「準備」段階で、「下書き」と「ルール・方針」の決定が重要であることを確認します。

また、決めるべきルール・方針は何かを解説します。

3.全体把握と作成対象業務の決定

  • マニュアル作成の対象業務を洗い出す
  • 作成する対象業務を決定しましょう
  • 書く目的の再確認
  • 【演習】今日作成するマニュアル対象業務を決める

思い付きでマニュアルにする業務を決めるのではなく、自分の担当業務もしくは所属部署の業務にどんなものがあるかを把握することが大事なことを解説します。また複数の選択肢から優先順位付けの解説も合わせて行います。

【演習】では「研修中に作成する業務」を1つ決定します。この業務を対象にこの後の講義、演習を進め、簡単なマニュアルを1つ作ります。

4.業務を「作業・処理」に分解する

  • 業務は「作業・処理」の集合体
  • 各作業・処理を明確にする
  • 【演習】選んだ業務を「処理・作業」に分解しよう

業務は複数の処理・作業(具体的な行動)に分かれます。この処理・作業の最初から最後までが明確でなければ、マニュアルは書けません。マニュアルは「読み手をゴールまで導くもの」であることを再認識します。

【演習】では実際に「業務分解」をすることで、まず業務を明確に捉えているかチェックできることを体感してもらいます。

5.業務フロー図(フローチャート)を描こう

  • 業務フロー図とは
  • 業務フロー図の描き方
  • 作成後のチェックポイント
  • 【演習】業務をフロー図にする

読み手が業務の流れを理解するには、文章だけでなく図で表現すると伝わりやすいものです。「業務分解」までできていれば、業務フロー図(フローチャート)を作成することもできます。「初めて業務フロー図を描く人」も、「マニュアルに必要なレベルのフロー図」が書けるように解説します。

【演習】では実際の業務フロー図を描き、「わかりにくい図」にならないチェックポイントをお話します。

6.説明文の下書きを書く~「伝わる文章」のポイント

  • 「読めばわかる」ではダメ
  • 「見出し」と「アウトライン」
  • 「概要」と「詳細」に分けて書く
  • 説明に必要な図や画像を用意する
  • 【演習】解説文を書こう

「業務分解」と「業務フロー図作成」が終われば、あとは「マニュアルの本文」を書くばかりです。この項では「わかりやすい説明文」のポイントと、読み手が読みやすい説明文の構成、図や画像の準備に関して解説します。

【演習】ではアウトラインや箇条書きを用いて、実際に業務の説明文を書きます。また、他者に読んでもらい「本当に理解できるか」をチェックします。

【2日目】

1. 業務マニュアルの媒体と構成を考える

  • 媒体の種類
  • 構成を決める

IT化が進められる現代において業務マニュアルは必ずしも「印刷した紙媒体」とは限らない。組織環境や業務内容を踏まえ、自分が作成する業務マニュアルにふさわしい媒体を考える。

同時に「読み手に業務内容を伝えるために必要な物はなにか」を今一度考え、「業務マニュアルの構成要素」を考える。

2. 業務マニュアルをPCで書くためのWord基礎講座

  • Wordは「準備」が重要
  • 見出しの設定①~スタイル
  • 見出しの設定②~アウトライン
  • 本文の設定~独自のスタイルを作成する
  • なぜWordなのか?~目次の有無が成功のキー
  • 【参考】改行の種類(「改ページ」「段落の終わり」「折り返し」)

多くの人が「苦手」「未経験」のWordのスキルを、マニュアルを作成する点に絞って、解説します。

3.業務マニュアル文書を作成する

  • 【総合演習】業務マニュアルをWordで作成する

弊社が用意した「業務マニュアル用フォーマット」を使って、実際にWordでマニュアルを作成します

4. 図の作成・追加

  • 図と「タイトル」はワンセット
  • 図を描く
  • 図の貼り付け
  • 図の配置文章を回り込ませる
  • 【演習】業務フロー図をPCで描く

マニュアルの文章を作っていくと、「こんな図がほしい」「図を入れた方がわかりやすいな」と図の必要性に気づくはずです。実際にPC上で「業務フロー図」を描き、マニュアルにどう挿入するといいのか?図の描き方のポイントとマニュアルへの反映の仕方を解説します。

【演習】ではあらかじめ作成した業務フロー図をPC上で描き、Word文書に挿入してみます。

5. 作成・運用・保守のポイント

  • 作成~担当、スケジュール、完成目標を立てる
  • 保守~メンテナンスルールを決める
  • 運用~「組織の資産」として意識する
  • 【演習】保守・運用のスケジュールを作成する

マニュアルの作成は「作らなければいけない」と分かっていてもなかなか進まないものです。研修中に「スケジュールと役割分担」を考え、3か月程度のスケジュールを作成します。

また、作成後の運用や保守をしっかりと定めないと、作った業務マニュアルはすぐに陳腐化します。担当者を決め、ルールを定める重要性を再確認し、ただ単に完成しただけでなく、長く組織で活用される業務マニュアルを目指します。

料金(費用)

業務マニュアル作成研修(実践コース:2日間)

¥330,000(税込み)= ¥300,000+消費税

【オプションサービス】業務マニュアルコンサルティングサービス

分量や内容によって金額が異なります。
料金の目安はこちらに記載してあります。ご参照ください!

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,200円(税込み) が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

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御社のマニュアル作成にとことんお付き合いします!!

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