業務マニュアル作成03:作成手順2「対象業務を決定する(優先順位付け)」

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業務マニュアル作成研修

業務マニュアルを作成する順番も戦略的に考えよう!

(1)取捨選択と優先順位の判断軸を決める

作成手順1「全体把握」で洗い出した業務に対して、「まず、どの業務をマニュアル化するか」、つまり「マニュアル作成対象業務」を決定しましょう。当然、全部作る必要はありません。マニュアルが必要そうな業務をいくつか選択しましょう。

(2)「マトリックス」で優先順位を付ける

更に、複数候補がある場合は優先順位を付けましょう。
この優先順位付けには「マトリックス」を使うと判断しやすくなります。
「マトリックス」とは2つの判断基準を用いて、バラバラな要素を相対的に評価する図解手法です。

図1 マトリックス

マトリックスとは

2つの軸の候補には以下のようなものがあります。
・「緊急度(高・低)」
・「重要度(高・低)」
・「作成時間(長・短)」
・「トラブル回数(多・少)」
・「業務の難易度(易・難)」
・「業務の発生頻度(多・少)」
・「ニーズ(マニュアルが欲しいという声)」
・「明確さ(作成者にとって業務の内容がどれだけ明確か)」
・「工程順(業務間に関係がある場合、先か後か」

これらから、自分や自組織に適切な2軸を組み合わせてマトリックスを作成しましょう。

(3)マトリックスの2軸を決めかねた時は・・・

もし、適切な2軸がわからない場合は、まず「ニーズ」と「明確さ」の2軸でマトリックス作成してみましょう。

この2つは「効果が大きく、作成の進捗が進みやすい」ものを優先順位の上位にもってくるからです。

「ニーズ」と「明確さ」の2つを解説すると・・・

・ニーズ:

 「ミスやトラブルが発生数」
 「引継ぎの回数」
 「標準化したい(誰でもできるようにしたい)の要望度」
 など

・ 明確さ:

 「業務内容のあいまいな点の有無」
 「手順が明確か不明確か」
 「事前に推測する説明内容の難易度」
 など

となります。

この「ニーズ」と「明確さ」で2軸のマトリックスを作ると以下の図になります。

図2 マトリックス例(ニーズと明確さ)

マトリックス例(ニーズと明確さ)

ここに作成手順1「全体把握」で洗い出した業務を配置していきます。
あまり綿密にやらなくてもOKです。業務同士を比較しながら、配置してみましょう。

なお、図の丸番号が「一般的なマニュアル作成の優先順位順」になります。

(4)「最初の1冊目」は「簡単なそうなもの」

優先順位付けの話をした後に、これを言うと混乱するかもしれませんが、上記の優先順位付けと別に「最初に作成する業務マニュアル」を考えておくと良いかもしれません。

特に業務マニュアルを今まで作成していない「マニュアル作成初心者」は最初の1冊目は「簡単に作れそうなもの」でいろいろと経験しながら、本格的な業務のマニュアル化をお勧めします。

というのも、頭で思っていることや聞いたことと、実際に作成してみることとでは大きく違うからです。作ってみて初めて皆さんが分かることが多くあるはずです。

なので、最初は「自組織(自分)ならではの制約や表現方法」をいろいろと知るために、書くのに易しい内容でまず1冊作ってみることをお勧めします。

1冊目をつくってから、先ほどの優先順位を守って作成を進めると、階段を1段1段登るように、マニュアルの作成力を徐々に高めながら作成していくことができます。

何故か既存のマニュアルが分かりにくい・・・研修で学びなおしませんか?

研修では上記をじっくりと説明し、実施できるようにアドバイスします。

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