【新入社員向け】新人ビジネス文書研修

新人ビジネス文書研修のカリキュラム

新人ビジネス文書研修（標準編：1日間）

1．わかりやすい文章のチェック

• 【ワーク】自由作文く
• 理解しやすい文、文章の基本が実践できているかをワークでチェックする
• 標題がついているか
• 短文で構成されているか
• 主語・述語が正しいか

まず【ワーク】で自由に作文してもらいます。次に「わかりやすい文章とわかりにくい文章の特色」を講義し、あらためて自分の文章作成の悪いクセをチェックします

2．情報の種類

• 情報には３つの種類があり、書くときには明確に意識する必要性がある
• 事実と思考と行動（判断結果）
• ビジネスで伝えるのは「事実」と「行動（判断結果）」

どんなに文章の型（フォーマット）やきれいな表現（敬語やあいさつ文）を理解していても、「伝える情報」をしっかり整理できなければ、情報共有は達成できません。新入社員の文章で一番目立つことがこの「情報の整理がされていないこと」です

人の頭の中には「実際に起きたこと（事実）」と、それを受けて「思ったこと・考えたこと（思考）」の２つの情報があります。ここでは「事実」と「思考」の情報を区別し、「この文書で何を伝えるべきこと」を明確にする重要性を理解します

3．箇条書きで伝える～「簡潔・明瞭」と「単なる羅列」の違い

• 【ワーク】自己紹介に適切な分類を考える
• 箇条書きでまとめる理由・重要性を再認識する
• 箇条書きで書く理由
• 箇条書きの構成
• 箇条書きとメモ書きの違い

ビジネスでは「すべて文章」で情報を伝達するのではなく、読み手が素早く情報を把握できるように「箇条書き」を使うことを講義します。

更に【ワーク】で１．で作成した作文を箇条書きにすることにより、「単なる単語が並んでいる」のでは相手に伝わらず、「適切に書けば相手の理解が速まる」ことを体感します

4．報告書の書き方～事実と思考を分ける

• 情報伝達の基本である「事実中心の文書」を学び、「読み手の立場に立った」とはどういうことか学ぶ
• 事実と思考は明確に分ける
• 「読み手が」理解しやすい構成・順番を意識する
• 「事実中心の報告書」の構成
• 【ワーク】報告書を作成する（「読み手視点」の箇条書きが書けるかをチェック）

「報告書」で「まず事実をしっかりと伝えることができる」ことを目指します

【演習】では新人でも理解できる題材を元に、グループ共有や全体発表から他者の解答を見ることで「どんな報告書が理解しやすいのか」を再認識します。

5．ビジネスメールの書き方

• メールの基本
• メールの構造
• メールの注意点
• 【ワーク】（連絡メール）問題のあるメールを書きなおす
• 【ワーク】（調整メール）お客様との予定を調整するメールを書く

基本的なビジネスメールの構造を理解した上で、誤れば「個人情報漏洩」になりかねない「よくやるビジネスメールのミス」を挙げた上で注意点をしっかり把握します

「伝える内容」は分かっているが、ビジネスとして恥ずかしくない表現で書くことは新人でなくてもなかなか難しいことです。ビジネスメールでの「わかりやすい流れ」「ふさわしい表現」を学びます

【演習】は連絡メールと確認・調整メールの２題を用意しています。新入社員でも「何を伝えなければいけないか」を想像できる題材です。ビジネスメールに必要な「わかりやすい流れ」「ふさわしい表現」を知る練習になります。（なお、ここまでの進行によっては１題になることもあります）

お望みであればカスタマイズ　OR　オプションで「議事録の書き方」や「日報の書き方」も対応します

• 御社で使用されているフォーマットに応じて、「何を書くべきか」「何が求められているか」を解説します
• 新人研修中に書かせている研修日報の改善
• 議事録を作成するために必要なメモ術

※【注意】1日の研修時間に入れるには、標準カリキュラムから取捨選択する必要があったり、2，3時間プラスになることがあったりします。ご了承の上、カリキュラムを作成いたしますので、興味がある場合は気軽にご相談ください。