ビジネス文書00~良いビジネス文書が書くのが難しいわけ

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良いビジネス文書とは、どんな文書なのでしょうか?

さて、「良いビジネス文書とは、どんな文書なのでしょうか?」

それは
「早く正確に読めて、思いやりのある文書」
です。

これは誰もが頷いてくれると思います。
あなたも「そりゃそうだ」「そんなことは分かっている」と言う感想なのではないでしょうか?

何も研修を受けなくても、みんな分かっていること。
しかし、意外に奥の深い一文なのです。

この一文を分解すると

・早く

・正確に

・思いやりがある

の3つの性質が必要というですね。確かに、この3つの性質を持った文書を作れば、ビジネス文書で困ることはありません。困るどころか、上司や同僚、お客様から感謝されますよ!

では、「誰が」早く、正確に、思いやっている文書だと感じなければならないのでしょうか?

大事なのは「読み手にとって」

それは「あなた(書き手)にとって」ではなく「読み手にとって」であることです。良いビジネス文書とは
「読み手」にとって「早く、正確であり、自分が思いやられていると感じる文書」でなければなりません。

本当に単純な3つのポイントですね。しかし、これが難しいんです!!

今まであなたの作成した文書を、読み手に「この文書、早く、正確になってますか?」「あなたのことを思いやっている文書だと思いますか?」って聞いたことありますか?

たぶん、しないですよね。そんなこと。

上司から指摘されることがあっても、自分から文書そのものの出来について、聞いたことがないのではと思います。

その証拠に研修でこんな質問を良くします。

「あなたの職場で読みにくかった、わかりにくかった文書はどんな文書ですか?」

すると、わかりにくい文書を読んだ経験や特徴がどんどん出てきます。
「何遍読んでもわからない」
「書いてあることに間違いがあり、困ったことになった」
「読んで、イライラする文書があった」などなど・・・
実に多くの実例と、それがどんなに酷かったか?どんなに困ったか?
皆さん、経験談、感想が出るは出るは(笑)

つまり、「みんな分かっている」が、一方で「それが全然できていない文書」がたくさん存在するっていうことです。

「良いビジネス文書のチェックポイント」を具体的にする

では、なぜ、こんなにわかりきったことができないのでしょうか?
それは「何故か文書を作成するときに、頭の中から『早く、正確に、思いやること』がどっかに行ってしまう」からです。

あなたが今後「良いビジネス文書」を書くには、
やはり「早く、正確に、思いやった文書」にカギがあります。

作成開始時には、「早く、正確に、思いやった文書」と意識して書き始めます。
しかし、文書作成が進むと、次第に頭の中に占めることは「早く書き終わりたい」という言葉です(笑)。
そして、「早く、正確に、思いやる」という意識は、いつの間にかどっかにいってしまいます。

「働き方改革」が叫ばれる今、短時間で成果を上げることが求められいます。
だから、今後もより一層「早く、完了したい(しなければならない)」状況になるはずです。
私の意見でいえば、「これは、しょうがないこと」なのではと思っています。皆さんが悪いわけではなく、誰もがそうなってしまうこと」なのだと。

では、どうしたらいいのでしょうか?
自然に忘れてしまうのに、どうしたら「早く、正確に、思いやっている」という条件をクリアした文書を作成できるのでしょうか?

それは、「どういう文書が『早く、正確に、思いやった文書』と言えるのかを明確する」にすることです。そうすれば、作成中ないし完了後にチェックすればいいからです。
「なんだよ。そんなことかよ。これまたあたりまえなことでしょ。」

そうです。「あたりまえのこと」なんです。
だから作成した文書が重要であればあるほど、誰もが自分なりにチェックもしていると思います。
しかし、このチェックが曲者なんです。

チェックを本当にしていますか?

「チェックするなんて当たり前」という皆さんに対して、私は研修で、こんな質問をよくしています。

「では、皆さんはどんなことをチェックしてますか?」

すると、まず最初に上がるのは
「誤字脱字をチェック」
です。

誤字脱字のチェックは確かに大事です。でも、それだけでは「早く、正確に、思いやった文書」にはならないですよね。

そして、次に出てくるのが
「もう一度読み直して、おかしいところがないかチェック」

そこで聞きます。
「おかしいところ」ってどんなことですか?
どうなったらおかしいのですか?

すると大抵の返答は
「文法とか、言い回しとか、敬語とかです」
と言われます。

私は更につっこんで質問します。
「では、文法の面では、どんなチェックですか?」
「言い回しって、例えばどんな文ですか?」
「敬語をどうやってチェックしてますか?」

「・・・」
すると、大抵「無言」になります(笑)。

なので、もう一度質問してみます。
「もう一回聞かせてください。あなたは文書が完成した後、どんなチェックをしてますか?」

「・・・結局、黙読してるだけですね」

つまり、「チェックする」ことは「あたりまえ」のことと誰もが思っていますが、
「何をチェックするのか」は曖昧なままなんです。曖昧なチェックをして、その後相手に渡してしまっているのです。

このように「チェックした」と「チェックした結果、達成すべきことを満たしている」には大きく乖離があるのです。

どんな点をチェックすべきかを具体的にして、「できている、できていない」を評価しないといけないのです。そのためにも「良いビジネス文書のチェックポイント」を具体的にすべきなのです。

「では、どんなことを満たしていれば(チェックすれば)いいのか?」これから、具体的に話していきたいと思います。

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