【新入社員向け】業務フロー図作成研修

目次

受講者の声（アンケート結果）

カリキュラムの概要

新人教育の難しさ～仕事の手順や処理内容が複雑化している

新入社員は配属後、現場の仕事を先輩や上司から学ぶことになります。いわゆるOJTというものです。

弊社ではこの「現場教育の担い手」である中堅社員や初級管理に研修する機会があります。その際に「OJTで苦労していることはなんですか？」と聞くと

• 「新人からの質問や相談内容が把握しにくい」
• 「どんなに丁寧に話しても、新人が指導内容や説明を誤解してしまう」

という意見をよく聞きます。
つまり新人社員の育成に時間や手間がかかってしまい、自分の仕事にも影響がでているということです。

これは相互間で「コミュニケーションのフォーマット」が文字ベース（口頭やメールなどの文章）しかないからです。

社会環境やIT化の進化により、仕事に関係する言葉は新しいものや難しい表現が増えてきました。よって仕事を理解する際にこの単語（何に対して）と実際の行動（どうする）を結びつけることは、誰にとっても難しいことになってきています。

ましてや「経験や知識はこれから」の新入社員にとっては、「文字ベースのみ」の教育は理解や確認にとても苦戦することは普通のことなのではないでしょうか？

コミュニケーションのフォーマットに視覚化したものを加える

では、どうすると良いでしょうか？

この「コミュニケーションのフォーマット」に「仕事を図解したもの」を加えれば、相互理解も深まるのではないでしょうか？

そこで「業務フロー図」です。

業務フロー図は読んで字のごとく「業務の流れ（フロー）を図にしたもの」です。
描かれた「仕事の流れ図」は、定められたルールに則っているため、誤解や不明確な点はなくなります。また、図を示しながら説明・指導が行えるため、「今、どこの話をしているのか」を確認しながらコミュニケーションをとることができます。結果、伝達の齟齬が減り、スムーズな教育ができるようになるのです。

・新入社員から「業務フロー図」を学ぶことは可能か？

通常、業務フロー図を学ぶ層は「ある程度、業務経験がある若手～中堅社員層」でした。なぜなら描く対象である業務を理解していなければ、その業務のフローは描けないからです。

よって、業務フロー図を描ける方も昔に比べて増えています。これまでも研修や勉強会を実施して、「我が社の社員はフロー図が描ける人が多い」というお客様も増えてきました。

しかし、書き手がいくらルールに則った正しい業務フロー図を描いたとしても、読み手がそのルールをしらなければコミュニケーションが成り立ちません。

そこで弊社としては「新人研修に業務フロー図を学ぶ機会を設け、配属後の教育時に使えるようにすること」をご提案させていただいてます。

研修ではどんな会社でもある基本的な事務手続きや社内処理、顧客対応などを題材に業務フロー図を描いてもらってます。業務知識のまだ無い新入社員でも理解できる業務を対象に「まず、フロー図を描く」体験をしてもらうということです。

おかげさまで実施させていただいたお客様からは

• 「新人の理解度が高まった」
• 「質問や相談の内容が良くなった」
• 「フロー図を組織全体で共有したことで、更に教育に効率化できるようになった」

と好評です。

御社の新人研修でも組み入れることを一考してみてはいかがでしょうか

詳細（カリキュラム例）

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