業務フロー図作成研修(新入社員研修編)

目次

現状の課題~こんな状況にぴったりです!

弊社「業務フロー図作成研修(新入社員編)」は入社してまだ配属されていない、もしくは配属後しばらくたった「新人」向きの研修です。「まだ仕事を覚える前」の新入社員でも「よくある事務処理」を例に、わかりやすいマニュアルの書き方や注意ポイントを丁寧に講義します。

入社して早い段階から情報共有のツールとして活用でき、次世代の担う人材育成につながる社員研修です

こんな状況になってませんか?!~当研修で効果があるケース

    • 配属後の職場での新人教育時に、仕事の内容や手順の理解することに時間がかかる
    • 情報システムを担当する部署に配属予定だが、毎年「新人とのコミュニケーションに難しさを感じる」という感想や相談が多い
    • 全社的に業務改善や働き方改革を進めているが、新入社員にも早く参加してほしい

2年目以降の若手・中堅社員には「業務フロー図作成研修(標準編)」がおすすめです

業務フロー図作成研修(標準編)
業務フロー図作成研修

概要説明

新人教育の難しさ~仕事の手順や処理内容が複雑化している

新入社員は配属後、現場の仕事を先輩や上司から学ぶことになります。いわゆるOJTというものです。

弊社ではこの「現場教育の担い手」である中堅社員や初級管理に研修する機会があります。その際に「OJTで苦労していることはなんですか?」と聞くと

  • 「新人からの質問や相談内容が把握しにくい」
  • 「どんなに丁寧に話しても、新人が指導内容や説明を誤解してしまう」

という意見をよく聞きます。
つまり新人社員の育成に時間や手間がかかってしまい、自分の仕事にも影響がでているということです。

これは相互間で「コミュニケーションのフォーマット」が文字ベース(口頭やメールなどの文章)しかないからです。

社会環境やIT化の進化により、仕事に関係する言葉は新しいものや難しい表現が増えてきました。よって仕事を理解する際にこの単語(何に対して)と実際の行動(どうする)を結びつけることは、誰にとっても難しいことになってきています。

ましてや「経験や知識はこれから」の新入社員にとっては、「文字ベースのみ」の教育は理解や確認にとても苦戦することは普通のことなのではないでしょうか?

コミュニケーションのフォーマットに視覚化したものを加える

では、どうすると良いでしょうか?

この「コミュニケーションのフォーマット」に「仕事を図解したもの」を加えれば、相互理解も深まるのではないでしょうか?

そこで「業務フロー図」です。

業務フロー図は読んで字のごとく「業務の流れ(フロー)を図にしたもの」です。
描かれた「仕事の流れ図」は、定められたルールに則っているため、誤解や不明確な点はなくなります。また、図を示しながら説明・指導が行えるため、「今、どこの話をしているのか」を確認しながらコミュニケーションをとることができます。結果、伝達の齟齬が減り、スムーズな教育ができるようになるのです。

・新入社員から「業務フロー図」を学ぶことは可能か?

通常、業務フロー図を学ぶ層は「ある程度、業務経験がある若手~中堅社員層」でした。なぜなら描く対象である業務を理解していなければ、その業務のフローは描けないからです。

よって、業務フロー図を描ける方も昔に比べて増えています。これまでも研修や勉強会を実施して、「我が社の社員はフロー図が描ける人が多い」というお客様も増えてきました。

しかし、書き手がいくらルールに則った正しい業務フロー図を描いたとしても、読み手がそのルールをしらなければコミュニケーションが成り立ちません。

そこで弊社としては「新人研修に業務フロー図を学ぶ機会を設け、配属後の教育時に使えるようにすること」をご提案させていただいてます。

研修ではどんな会社でもある基本的な事務手続きや社内処理、顧客対応などを題材に業務フロー図を描いてもらってます。業務知識のまだ無い新入社員でも理解できる業務を対象に「まず、フロー図を描く」体験をしてもらうということです。

おかげさまで実施させていただいたお客様からは

  • 「新人の理解度が高まった」
  • 「質問や相談の内容が良くなった」
  • 「フロー図を組織全体で共有したことで、更に教育に効率化できるようになった」

と好評です。

御社の新人研修でも組み入れることを一考してみてはいかがでしょうか

目標・効果

  • 正しい業務フロー図作成方法やルールを学ぶ
  • 連接・分岐・繰り返しの3つの流れを理解する
  • 簡単な業務の流れをフロー図で描けるようになる
  • 自分の頭に描いた図と、それを見て相手が描く図には乖離があることを知る
  • 相手とコミュニケーションをとるには言葉とイメージを合わせる効果を体感する

これまでの実績

※守秘義務がある為、具体的な企業・団体名は控えさせていただいております

2020年5月 東京都内 IT系企業 新人研修(1日間)

  • 「社員全員が業務フロー図を作成できること」を要件に、2014年より毎年実施
  • 事前の2013年度に「まず、若手社員」に実施、その後2014年度以降「新人研修のカリキュラムの一環として」実施

2019年7月 東京都内 金融系企業 新人研修(1日間)

  • 社内SEとして配属される予定の新人を対象に実施
  • 他部署や外部Sierとやり取りする上で、業務内容を打ち合わせする際に必須のスキルと定義されている中、2014年度より毎年実施。

実績は多数ございます!詳細はこちらからお問い合わせください!!

受講者の声(アンケート結果)

  • 学生時代にフローチャートを学んだことがあるが、あまり得意でなかった。この研修を受けて「難しく考えすぎていた」ことが分かった。配属後も仕事を学ぶ際に活用したい(情報通信業 22歳)
  • 初めてフロー図を描いたが講師の解説を聞きながらだったので、なんとか書くことができた。しっかりと復習して今後も書けるようになりたい。(金融業23歳)
  • 文章の説明文が図解化されることで、あらためてどういう仕事なのかを把握することができました。合わせて改善案などを考えるワークも楽しく学べました。ありがとうございました。(流通サービス22歳)

 

カリキュラム(内容例)

業務フロー図作成研修(新人編1日間コース)

1.業務フロー図(フローチャート)とは

  • なぜ、業務フロー図を書くのか?~業務フロー図作成のメリット

2.業務フロー図の基礎

  • 業務フロー図で使用する基本図形
  • 作成時に注意すべき点

フロー(流れ)のパターン

3.業務フロー図を書く前に

  • 「いきなり図を書く」と、失敗する
  • 業務フロー図作成の手順
  • 「業務」は「作業(処理)」の集合体
  • 作業分解の視点

4.総合演習

  • よくある事務処理に基づき、業務フロー図を作成する

5.【参考】PC で業務フロー図を描く

  • まずは下書き~紙とペンで描こう
  • 描くアプリケーションを決める
  • PCで業務フロー図を描く

6.まとめ

  • 読み手が理解しやすい業務フロー図のポイント

料金(費用)

業務フロー図作成研修(新人研修編)

¥192,500(税込み)= ¥175,000+消費税

■上記金額は「標準的な研修(下記)」を想定した価格です

  • テキスト:
    • 内容:弊社の標準テキスト使用時です。カスタマイズは別途費用がかかります。
    • 印刷:原稿を送付いたしますので御社で印刷していただきます。 (弊社で印刷する場合は別途テキスト代 1冊2,200円(税込み) が必要)
  • 時間:1日あたり6時間~7時間(半日間の研修の場合は基本4時間です)
  • 人数:原則25名まで(応相談)
  • 会場:御社会議室、ならびに御社がご用意した会場での開催
  • 交通費:弊社最寄り駅(横浜駅)から御社の最寄までの公共機関(場合によってはタクシー)代を別途請求いたします。
  • 宿泊費:遠方のお客様で宿泊が必要な場合は宿泊費(一律1泊につき10,000円)をご請求いたします。
  • その他:研修時間や準備物、テキストのカスタマイズ、実施回数などによって費用は変動いたします。詳細なお見積はお気軽に下記リンクよりメールにてお尋ねください

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