業務マニュアル作成研修

■業務マニュアル作成研修（標準コース：１日間）

１．マニュアルを作成するにあたって

• 「マニュアル作成」の難しさ
• 「作成手順」の重要性

雇用形態な多様化（ダイバシティの浸透）や同一労働同一賃金制度の実施など、職場には様々な立場の人が働いている中、「組織の資産としてのマニュアル」を作成するには「作成手順」を踏む必要性を認識します。

２．マニュアル作成の手順

• 手順はPDCA
• Pが重要～「下書き」と「ルール・方針の決定」

マニュアルの作成手順は「準備・作成・チェック・修正」であり、まさに仕事の進め方の基本PDCAそのもの。特に「準備」段階で、「下書き」と「ルール・方針」の決定が重要であることを確認します。

また、決めるべきルール・方針は何かを解説します。

３．全体把握と作成対象業務の決定

• マニュアル作成の対象業務を洗い出す
• 作成する対象業務を決定しましょう
• 書く目的の再確認
• 【演習】今日作成するマニュアル対象業務を決める

思い付きでマニュアルにする業務を決めるのではなく、自分の担当業務もしくは所属部署の業務にどんなものがあるかを把握することが大事なことを解説します。また複数の選択肢から優先順位付けの解説も合わせて行います。

【演習】では「研修中に作成する業務」を１つ決定します。この業務を対象にこの後の講義、演習を進め、簡単なマニュアルを１つ作ります。

４．業務を「作業・処理」に分解する

• 業務は「作業・処理」の集合体
• 各作業・処理を明確にする
• 【演習】選んだ業務を「処理・作業」に分解しよう

業務は複数の処理・作業（具体的な行動）に分かれます。この処理・作業の最初から最後までが明確でなければ、マニュアルは書けません。マニュアルは「読み手をゴールまで導くもの」であることを再認識します。

【演習】では実際に「業務分解」をすることで、まず業務を明確に捉えているかチェックできることを体感してもらいます。

５．業務フロー図（フローチャート）を描こう

• 業務フロー図とは
• 業務フロー図の描き方
• 作成後のチェックポイント
• 【演習】業務をフロー図にする

読み手が業務の流れを理解するには、文章だけでなく図で表現すると伝わりやすいものです。「業務分解」までできていれば、業務フロー図（フローチャート）を作成することもできます。「初めて業務フロー図を描く人」も、「マニュアルに必要なレベルのフロー図」が書けるように解説します。

【演習】では実際の業務フロー図を描き、「わかりにくい図」にならないチェックポイントをお話します。

６．説明文を書く～「伝わる文章」のポイント

• 「読めばわかる」ではダメ
• 「見出し」と「アウトライン」
• 「概要」と「詳細」に分けて書く
• 説明に必要な図や画像を用意する
• 【演習】解説文を書こう

「業務分解」と「業務フロー図作成」が終われば、あとは「マニュアルの本文」を書くばかりです。この項では「わかりやすい説明文」のポイントと、読み手が読みやすい説明文の構成、図や画像の準備に関して解説します。

【演習】ではアウトラインや箇条書きを用いて、実際に業務の説明文を書きます。また、他者に読んでもらい「本当に理解できるか」をチェックします。

７．まとめ～マニュアル担当者の心がけ

• 保守・運用のポイント
• 最後に～マニュアルを完成させるポイント

最後のまとめです。今後のマニュアル作成に対して「エールを送る」とともに、作成後の「ありがちな保守・運用に対する障壁となる事柄」と担当者が「自律」して無事作成するための心がけを解説します。