ビジネス文書研修

ビジネス文書研修（標準編：1日間）

１. ビジネス文書の機能と種類

• 「他者との関係構築」の重要性
• ビジネス文書の効果
• ビジネス文書の種類

なぜ？ビジネス文書を学ばなければいけないのか？その理由を再認識し、学ばなければいけない要件の全体像を把握します。「今日、ビジネス文書を学ぶこと」に対するモチベーションを上げます。

２. わかりやすい文章とは

• わかりやすい文章の5つのポイント
• 【演習】要約問題（長文を200文字以内に要約する）

ビジネス文書は「フォーマット（型）」と「コンテンツ（文）」に分かれます。このうち「コンテンツ」である、文や文章がどうあるべきか？を５つのポイントで解説します。

【演習】は「ビジネス記事を読んで200文字以内に要約する」ものです。「制約（文字制限）の中でどれだけ情報を伝えられるか」を問う問題ですが、どんなに情報が盛り込まれていても、読み手が読みにくかったり、理解できなかったりしたら意味がありません。学んだ５つのポイントを実践できているか？をチェックします。

３. ビジネス文書の基礎

• ビジネス文書の基本形とその構成要素

ビジネス文書の「フォーマット（型）」を解説します。ビジネス文書を構成する共通要素（文書番号・宛名・発信日etc）を解説し、敬称の使い方や標題の重要性、箇条書きで書くことなどの意識付けをを行います。

４. 社内文書の基礎～報告書の書き方

• 報告書
• 連絡文
• 依頼書
• 【演習】報告書作成演習

よく作成する社内文書である「報告書」「連絡文」「依頼書」の文書例を解説します。同時に「箇条書き」の書き方がわかりやすい文書の鍵であることの解説をします。

特に一番作成頻度が高い「報告書」を題材に、どんな内容（箇条書きの項目）を書くべきか？書いてはいけないか？を解説します。

【演習】では仕事上で起きたある架空のトラブル事例に対して報告書を作成します。グループ共有、全体発表を経て、「自分の文書は理解しやすいのか」をチェックします。

５. 社外文書の基礎と具体例

• 社外文書の特色（挨拶と前文）
• 社外文書の「本文」の流れと構成
• 案内状
• 通知書
• 依頼書
• お詫び文

社内文書との違いから、社外文書特有の挨拶（頭語と結語、３つの挨拶など）を講義します。
具体的な文書例（案内状、通知書など）を見ながら、敬語や丁寧な言い回しの解説をします。

６. メールの書き方

• メールの宛先
• 件名のポイント
• メール本体部の構造
• 読みやすいメールの文章
• 【演習】社内メール（連絡文）
• 【演習】社外メール（相手のお願いに対する返信）

今やビジネスでコミュニケーションの中心的なツールである「メール」のマナーの再確認と、相手とのやりとりで情報に齟齬がうまれないようにするためには、どんなことを考えなければいけないのか？講義と演習を使って、解説し理解を深めます。

【演習】は２題あります。社内用には連絡文、社外用には「調整する」問い合わせ文の問題です。身近な題材のため、日ごろの自分のメールの書き方のチェックになります。（ここまでの進行によっては１題になることもあります）

７. まとめ

• 【復習】今日学んだことで重要な点をまとめる

今日学んだことを振り返り、ポイントとしてまとめます。