ビジネス文書研修～上司・同僚が受け取ってうれしい文書とは？

■ビジネス文書研修（標準版：1日間）

１. ビジネス文書の機能と種類

• 「他者との関係構築」の重要性
• ビジネス文書の効果
• ビジネス文書の種類

なぜ？ビジネス文書を学ばなければいけないのか？その理由を再認識し、学ばなければいけない要件の全体像を把握します。「今日、ビジネス文書を学ぶこと」に対するモチベーションを上げます。

２. わかりやすい文章とは

• わかりやすい文章の5つのポイント
• 【演習】要約問題（長文を200文字以内に要約する）

ビジネス文書は「フォーマット（型）」と「コンテンツ（文）」に分かれます。このうち「コンテンツ」である、文や文章がどうあるべきか？を５つのポイントで解説します。

【演習】は「ビジネス記事を読んで200文字以内に要約する」ものです。「制約（文字制限）の中でどれだけ情報を伝えられるか」を問う問題ですが、どんなに情報が盛り込まれていても、読み手が読みにくかったり、理解できなかったりしたら意味がありません。学んだ５つのポイントを実践できているか？をチェックします。

３. ビジネス文書の基礎

• ビジネス文書の基本形とその構成要素

ビジネス文書の「フォーマット（型）」を解説します。ビジネス文書を構成する共通要素（文書番号・宛名・発信日etc）を解説し、敬称の使い方や標題の重要性、箇条書きで書くことなどの意識付けをを行います。

４. 社内文書の基礎～報告書の書き方

• 報告書
• 連絡文
• 依頼書
• 【演習】報告書作成演習

よく作成する社内文書である「報告書」「連絡文」「依頼書」の文書例を解説します。同時に「箇条書き」の書き方がわかりやすい文書の鍵であることの解説をします。

特に一番作成頻度が高い「報告書」を題材に、どんな内容（箇条書きの項目）を書くべきか？書いてはいけないか？を解説します。

【演習】では仕事上で起きたある架空のトラブル事例に対して報告書を作成します。グループ共有、全体発表を経て、「自分の文書は理解しやすいのか」をチェックします。

５. 社外文書の基礎と具体例

• 社外文書の特色（挨拶と前文）
• 社外文書の「本文」の流れと構成
• 案内状
• 通知書
• 依頼書
• お詫び文

社内文書との違いから、社外文書特有の挨拶（頭語と結語、３つの挨拶など）を講義します。
具体的な文書例（案内状、通知書など）を見ながら、敬語や丁寧な言い回しの解説をします。

６. メールの書き方

• メールの宛先
• 件名のポイント
• メール本体部の構造
• 読みやすいメールの文章
• 【演習】社内文書（連絡文）
• 【演習】社外文書（相手のお願いに対する返信）

今やビジネスでコミュニケーションの中心的なツールである「メール」のマナーの再確認と、相手とのやりとりで情報に齟齬がうまれないようにするためには、どんなことを考えなければいけないのか？講義と演習を使って、解説し理解を深めます。

【演習】は２題あります。社内用には連絡文、社外用には「調整する」問い合わせ文の問題です。身近な題材のため、日ごろの自分のメールの書き方のチェックになります。（ここまでの進行によっては１題になることもあります）

７. まとめ

• 【復習】今日学んだことで重要な点をまとめる

今日学んだことを振り返り、ポイントとしてまとめます。

■新人ビジネス文書研修（2日間）

新入社員向けのビジネス文書研修です。ご要望の多い2日間の研修を例にご紹介いたします。

【１日目】
１. ビジネス文書の機能と種類

• （略）標準版と同様の内容

1日目は標準研修（ビジネス文書研修1日間）の内容とほぼ同様です。但し、「まだ、ビジネス経験がない」ことから講義を丁寧に（理解確認を頻繁に）行います。

２. わかりやすい文章とは

• （略）標準版と同様の内容
• 【演習】自分の体験記を200字程度にまとめる

演習問題も「ビジネス経験がなくても、頑張れば解けるレベル」にします。例）「ビジネス記事を読んで要約する演習」を「自分の体験記を200字程度にまとめる演習」に変更。演習時間も標準版より余裕をもって時間をとり、解説します。

３. ビジネス文書の基礎

• （略）標準版と同様の内容

４. 社内文書の基礎～報告書の書き方

• （略）標準版と同様の内容

「社外文書」は「新入社員が社外向けの文書を書く機会は少ない」というお客様が多いです。その場合は軽くすませる程度にし、その分「社内文書」に時間を割きます。

５. メールの書き方（社内メール）

これも標準版と大きな違いはありません。ただ、現代の若者はLINEなどSNSでのやり取りに慣れていて、メールでのやり取りに意外に不得手です。しっかりとメールの使いかたやマナーを解説していきます。

６．日報を書こう

• 日報の実例
• 日報の内容（事実と思考を意識する）
• 【演習】今日の研修の1日を日報にまとめよう

報告書の内容を踏まえて、「今日学んだこと」を研修日報としてまとめます。これは2日目に続きます。

【2日目】
７．1日目の振り返り（知識の定着を図る）

８．メモの取り方（情報の整理）

• • メモの重要性
  • 「具体的な情報」は特に注意してメモする
  • 全部記録する
  • メモ取りのポイント

ビジネス文書を書くには、「情報の把握と整理」が重要です。文書作成の基礎として、「何をメモしておくべきか？」「メモした情報をどう整理するか？」を解説していきます。

ここで学んだ「メモの取り方」を踏まえ、次項の「議事録演習」で実際にメモをとります

９．議事録の書き方

• 議事録の構成
• 要素１：「開催情報」
• 要素２：「次回の予定」
• 要素３：「内容」の書き方
• 【演習】会議をメモし、議事録を作成する

新入社員研修でご要望が多い「議事録作成」のスキルを身に付けます。前項の「メモの取り方」で情報を把握できた後、それを「どのようにまとめるのか」を解説します。

【演習】では弊社が用意したシナリオをもとに、受講者から数名選んで、「会議の劇」をしていただきます。それ以外の方は劇中の会議をメモし、議事録にまとめます。劇に参加した受講者も劇終了後、議事録を書きます（なお、劇に参加した受講者は多少有利ですが、シナリオから議事録になかなかできないになっています。よって、よりメモの重要性を認識することになります。）

１０．メール「社外向け」

• 社内メールと社外メールの違い
• メールは安易に書いてしまいがち
• 【演習】社外文書（相手のお願いに対する返信）

「紙の文書」に比べ、新入社員でも社外とメールにてやり取りすることは珍しくありません。そこで、「先方に失礼が無いように」しっかりと社外メールも学びます。

１１．日報をかこう２

• 「所感」の注意点～「思った」「考えた」だけでいいのか？
• 読み手は誰か？何を期待しているか？

1日目に作成した議事録を再度チェックします。特に「○○と思った」「○○になるようにします」という「所感」では、あまり意味がないこと。また、研修内容が「テキストの目次」のようで、「読み手が分かり切っていること」を書いてもしょうがないことに気付かせます。

１２．まとめ

• 【復習】2日間で学んだことで重要な点をまとめる

2日間の振り返りと自分の課題をまとめます