タイムマネジメント04:”悩み”を解決しやすい順番は?

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タイムマネジメント研修

■【復習】これまでの話

さて、タイムマネジメントでの悩みに関する話は
今回で4回目になりました。

過去3回のお話

そして、タイムマネジメントでの悩みの上位3つは以下のとおりでした。

  • 第一位:急な割り込みが入り、スケジュール通りにいかなくなる
  • 第二位:並行して複数の業務を進めるのが苦手(優先順位付けが上手くいかない)
  • 第三位:自分の想定所要時間(スケジュールした時間)以上に時間を費やしてしまう

 

前回「タイムマネジメント03:悩み第二位「並行作業(優先順位付け)が苦手」に関して」では悩み第一位の「急な割り込み」より、第二位の「並行作業(優先順位)が苦手」に対して先に対応すべきとお話をしました。

では、この後を研修でどう話しているのか?
以下の通りになります。

■第二位「並行作業(優先順位付け)が苦手」に対応するには?

さて、第一位の「急な割り込み」に対応できるようにするには、第二位の「並行作業(優先順位付け)が苦手」に対応することが先決だと話をしました。

自分なりに並行作業や優先順位付けができているという方は、今日の後半の講義やワークを参考にして、あらためて第一位の「急な割り込み」への対応を考えましょう。

しかし、並行作業や優先順位付けが苦手な人は、やはりここをなんとかしければなりません。

では、どのようにどうすればいいのでしょうか?

先ほど「並行作業ができるように優先順位付けが苦手」ということは「現状のスケジュールがおかしい」とお話しました。

言い換えれば、「並行作業(優先順位付け)が苦手」という悩みに対応できた状態とは
「複数の仕事を抱えていても、どれもが締め切りに間に合い、要求にあった結果を生み出せるように仕事を進められる」
ということです。

これは、複数の仕事を抱えていても、それぞれの「ゴールまでの歩み」がスケジュールでイメージされていて、更に仮に新しい仕事が入っても、現状進めている他の仕事のスケジュールを鑑みながら、調整できる状態です。

このためには、仕事のスタートからエンドまでを想定したスケジュールの作成が肝要です。そして、このスケジュールは複数の仕事が完了するように「実力」を考慮して作成されていなければなりません。

では、「・・・『実力』を考慮する」の「実力」とはなんでしょうか?

考慮する「実力」とは何か?

考慮する「実力」とは何か?

当然、いろいろな指標や考え方があると思います。

しかし、タイムマネジメント上、特にスケジュール作成では「実力」とは
「質」と「時間」が指標になります。

「質」は「仕事の成果のレベル」になります。
スケジュール作成でいえば、どれだけ早いタイミングで「達成すべき成果の質の高さ」を定義できるかになります。ちゃんと「依頼元や自分の役割を把握しているか」または「想像できているか」をスケジュールに設定できることが重要です。

一方、「時間」は「成果を生みだすために費やす時間」、いわゆる想定所要時間です。職場で「あの人は仕事が早い」「遅い」という言葉で、人の仕事の実力を評価する声を聞きませんか?まさに実力を評価した言葉です。

この「質」と「時間」をスケジュール作成時に考慮することが重要なのです。

自分の実力を想定できますか?

繰り返しいいますが、「良いスケジュール」とは「実力(「質」と「量」)」を考慮して作成されたスケジュールということです。

複数の仕事のどれもが納期に間に合うように想定されたスケジュールはなおさら「担当者が生み出す成果を担保しつつ、それに対して時間をどれぐらい費やすかが考慮されたもの」になります。

さて、あなたがこれまで「自分で作成したスケジュール」は「自分の実力を想定したもの」だったでしょうか?

あなたは自分の実力を想定できますか?

すくなくとも悩みの第三位「自分の想定所要時間以上に時間を費やしてしまう」を抱えているという方は、自分の実力を想定できていないということです。

そして、スケジュールは仕事の締め切りは発生タイミングなど、自分一人で決めることに限界があるのに対し、想定所要時間は、自分が想定することですから、管理する対象としては最も自分自身になります。

もう、お分かりですね。

第二位の「並行作業(優先順位付け)が苦手」に取り組む前に、第三位の「自分の想定所要時間以上に時間を費やしてしまう」を対策しなければならないということです。

「自分の実力を把握しないかぎり、並行作業や優先順位付けは上手くいかない」のです。

■悩みの上位3位に取り組む順番

つまり、ここまで(4回)の話を総合すると・・・

  • 「無意識にタイムマネジメント上の悩みを解決」しようとすると、第一位、第二位、、、と順位のとおり取り組んでしまう。
  • しかし、それは解決しにくい順番に取り組もうとするのと同じ
  • 悩みを解決するには「自分でコントロールできること」から考えていくことが必要
  • すなわち、第三位、第二位、、、と順位の逆で考えなければ難しい

ということです。

今回の研修では、まずは「自分の実力を把握しているか?」というところから皆さんと検証、分析していこうと思います。

この研修でお話している内容です

タイムマネジメント研修

当研修の内容をまとめて本にしました

タイムマネジメントは「復習」しなさい