タイムマネジメント01:タイムマネジメントの意味とその悩み

実況中継分類:

タイムマネジメント研修

■タイムマネジメントって何をするのか?

タイムマネジメント研修にご参加されている皆さん。
さて、皆さんは何のためにタイムマネジメント研修に参加しているのでしょうか?
そもそもタイムマネジメントって何をする(何ができる)ことを求められているのでしょうか?
これは結構単純なことなんですね。

タイムマネジメントとは
「達成すべきことを達成すべき期日までに完了できるように管理すること」
です。

仕事でのタイムマネジメントであれば、
「仕事を納期(締め切り)までに完了できるように管理すること」
になります。

実はたったこれだけです。
別に複雑なことではありません。

もし、あなたが頼まれた仕事や業務を期日までに完了できていれば、実はタイムマネジメントをこれ以上学ぶ必要はないのです。

さて、あなたは今仕事を完了できないという経験をされていますか?

答えはNOではないでしょうか?

おそらく、仕事が完了できなければ、大変なことになるので、あなたは現状「仕事を完了できない」というわけではないのではないでしょうか?

では、なぜタイムマネジメント研修をあなたは今日受講しているのでしょうか?

タイムマネジメント研修の目的

あなたのタイムマネジメントの現状は、おそらく「仕事が終わっていない」というよりは「時間に日々追われていて、なんとか締め切りまでに間に合っている(もしくはお願いして期日を伸ばし、なんとか終了している)状態」だからではないでしょうか?

特に自発的に参加されている方もそう感じている方が多いから当研修に参加しようと思ったのではないでしょうか?!

(もちろん、会社によっては「上司から研修に行け」って言われたので参加する方や階層別で「一覧の中からいくか選んで研修に参加しなければいけない」という理由で参加されている方もいると思います。私も会社員時代は積極的に自ら研修に参加していたというよりは、上司や会社に言われてしぶしぶ参加していた方なのでよく分かります(笑))

確かに「仕事は何とか完了しているけど、日々時間に追われ、なんとか終わらせている状態」では「ちゃんとタイムマネジメントできている」とは言えないですね。どちらかというと「できていない」というより「タイムマネジメントに苦しんでいる」ということなのかもしれません。

つまり、これからタイムマネジメントを学ぶ上で、皆さんは「タイムマネジメントを知らない」「できない」ではなくて、「タイムマネジメントに苦しんでいる」状態であり、これから学ぶことで「タイムマネジメントが少しでも楽になること」が本日、学びたいこと(研修目的)になるということです。

では、現状、皆さんはどんなことに苦しまれているのでしょうか?

■タイムマネジメントでの悩み

さて、あなたが「タイムマネジメントで苦しんでいる(苦手なこと)はなんですか?」という問いにどうこたえるでしょうか?

これまで登壇し、この問いを毎回訪ねています。
そして、この悩みの上位3位が以下の通りになります。

タイムマネジメントの悩みの上位3位

  • 第一位:急な割り込みが入り、スケジュール通りにいかなくなる
  • 第二位:並行して複数の業務を進めるのが苦手(優先順位付けが上手くいかない)
  • 第三位:自分の想定所要時間(スケジュールした時間)以上に時間を費やしてしまう

の3つです。

第一位の「急な割り込みによる悩み」

これはぶっちぎりの一位です。

  • 「急な割り込みの指示や依頼が入り、スケジュール通りにいかない」
  • 「既存の仕事が遅れ、後で大変なことになる」等

今日もこれを多くの方が挙げているようですね。

第二位の「並行作業の悩み」

これも多いです。

  • 「複数の仕事をバランスよく進めることが難しい」
  • 「ある業務を始めると、うまく区切りをつけられない」
  • 「複数の仕事に対して優先順位をうまくつけることができない」

というような声で良く出てきます。

第三位の「時間の見積りに関する悩み」

これは「スケジュールを自分で作成している」方に多い悩みです

  • 「スケジュールした時間で仕事や作業が終わらず、進捗が遅れがち」
  • 「納期直前に慌てることが多い」

という悩みや意見をよく聞きます。

以上が「タイムマネジメント上の悩みの上位3位」です。
この中にあなたの悩みはあるでしょうか?

ちなみに4位は「やるべきことをやる時間がない」です。
この悩みは上の3つが更に原因になっていることが多いです。
ある程度、「割り込み」に対応でき、「並行して仕事を進める」ことができ、「仕事の見積り」も問題ないようになると「やるべきことはやれる」状態になります。

なので、この上位3つの悩みを解決できることがタイムマネジメントの苦しみから解放する条件になると言ってい良いでしょう。

では、どうしたらいいのでしょうか?

この研修でお話している内容です

タイムマネジメント研修

当研修の内容をまとめて本にしました

タイムマネジメントは「復習」しなさい