タイムマネジメント02:一番難しい悩みから考えがち?!

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タイムマネジメント研修

■【復習】タイムマネジメントの上位3つの悩み

前回の「タイムマネジメント01:タイムマネジメントと意味とその悩み」で上げたタイムマネジメントの悩みの上位3位は以下のとおりでした。

  • 第一位:急な割り込みが入り、スケジュール通りにいかなくなる
  • 第二位:並行して複数の業務を進めるのが苦手(優先順位付けが上手くいかない)
  • 第三位:自分の想定所要時間(スケジュールした時間)以上に時間を費やしてしまう

前回もお話したとおり、この「タイムマネジメント研修」を行うと、職種、組織に問わず、大体この3つが多くできています。

それほど皆さんが悩まれているのと同時に、解決が難しいということなのでしょう。

なぜ、タイムマネジメントの悩みを解決することが難しいのでしょうか?

それは、無意識に「困っている順に取り組もうとしているから」なのです。

■難しいのは取り組む順番が間違っているから

この3つの悩みは「どんな人でも少しは思っている悩み」とも言えます。
つまり、「この3つのうち第○位だけ悩んでいる、その他は大丈夫」というのが少ないということです。

だれもが、この3つを悩むといことは、誰もがこの3つを解決したいということです。

そして、この時どういう順番で解決しようとするのかというと、当然一番関心の高いものから考えようとします。

つまり、第一位から考え、解決しようとするのです。

人は無意識に「第一位:急な割り込み」への対応から考える

それはそうですよね。何せ一番悩みとして大きいのですから。
言い換えれば、一番関心が高いから最初に取り組もうとすると言えます。

そして、これが実は間違いなんです。
・・・というのも、この第一位の「急な割り込みに関する悩み」は「一番難しい悩み」だからです。
この時点で「どうしていいかわからない」だから「悩んでいるが、そのままになる」「第二位や第三位の悩みの対策を考えるのを止めてしまう」ということになるのです。

■なぜ「第一位:急な割り込み」への対応を難しいのか?

では、なぜ、第一位「急な割り込みに関する悩み」は「一番難しい悩み」なのでしょうか?

それはタイムマネジメントの定義を振り返ればわかります。

タイムマネジメントとは
前回の「タイムマネジメント01:タイムマネジメントと意味とその悩み」で言った通り・・・

「達成すべきことを達成すべき期日までに完了できるように管理すること」

でした。
この定義の最後「管理すること」に注目してください。

タイムマネジメントは「マネジメント」というくらいですから、「何かを管理すること」ですね。そして「マネジメント」の前に「タイム」とついています。

さて、「何を管理するのでしょうか?」

いや、ばかにしてないですよw

いたって真面目にお聞きしてます。

タイムマネジメントの管理の対象は何か?

タイムマネジメントを「時間管理」といったりします。

なので「時間」と答える人が多いです。

しかし、時間って我々が管理できるものなのでしょうか?

時間は我々の意図に関係なく、1日24時間、勝手に流れていきます。
スピードを早めたり、貯めておいたりできません。

そう、実は時間は管理できないのです。

よく「スケジュール」と答える人がいます。
これも違います。

スケジュールは管理するためのツールであって、管理の対象ではありません。その証拠に急な割り込みが発生して、今のスケジュール通りには仕事が進まなくなったとき、いくらスケジュールを作り直しても、決められた期日を伸ばさないかぎり、その仕事は完了しませんよね。

タイムマネジメントの管理の対象は「自分(もしくは自分が管理する組織)」です。

タイムマネジメントは自分(自組織)を管理するもの

タイムマネジメントは「達成すべきこと」を「達成すべき期日までに完了できるよう」に「『自分を』管理すること」です。

一方、「急な割り込み」はどうでしょうか?

「急な割り込み」というぐらいですから、割り込んだ仕事は「自分の管轄外」です。

「自分の外側」である他者(上司、先輩、同僚)や他組織(顧客、協力会社)等から割り込むことがほとんどだと思います。

つまり自分の外側ということは管理範囲外から割り込んでくる仕事ということです。「割り込み」はタイムマネジメントそもそもの管理対象(自分や自組織)外からくるので、本来管理できないことなのです。だから「割り込み自体を管理すること」は非常に難しいのです。

では、どうすると良いのか?

まず、自分で対応できる対象範囲内から考える

まずはタイムマネジメント管理対象内のことをしっかりと管理し、結果生まれた余裕や備えによって対応すべきなのです。

つまり、第一位「急な割り込み」への対応は順番でいえば「最後に考えるべきこと」なのです。

この研修でお話している内容です

タイムマネジメント研修

当研修の内容をまとめて本にしました

タイムマネジメントは「復習」しなさい