【実況中継】業務マニュアル作成研修
第3講：
作成手順１：業務の「全体」を把握しよう
全体把握（業務の洗い出し）とは？
では、マニュアル作成の手順を１つ１つ説明していきます。まずは、手順１「全体把握（業務の洗い出し）」です。
「業務マニュアル」ですから、自分の業務をマニュアル化するわけです。しかし、一口に「業務」といっても、あなたがマニュアルにすることができる業務は沢山ありませんか？
業務マニュアルを作成するような場合は、「自部署の業務」や「自分が担当している業務」と対象範囲が広いことが多いです。
「では、どの業務から手を付けようか」と考え、思い付きで作成すると後で困ることになります。業務というのは互いに関係し合っているので、「この業務より前に、あの業務をマニュアル化すべきだった」「いきなり特殊な業務を作成するより、標準的な業務をマニュアルにすれば良かった」となるからです。
このように、「いかに、適切な順番で業務をマニュアル化するか」が重要になります。そして、順番を付けるわけですから、「そもそもマニュアルの対象になる業務はどんなものがあるのか？」全て洗い出す必要があります。
（１） カテゴリーに分ける
「業務の洗い出し」は先ほども述べたとおり「どんな業務がああるのか」を明確にすることです。でも「明確にする」と言ってますが、これが結構大変・・・。
対象とする範囲（部署、課単位など）が大きければ、思い出せない（思い付きにくい）重要な業務があるかもしれません。
そこで、まず業務を洗い出すために、「カテゴリー」を考えます。
「どんな枠で区切れば、全体を分けたことになるのか？」を考えるのです。
たとえば・・・
「あなたの家にある家具をすべて書き出してください」
・・・と言われたらあなたは全部言えますか？
私なら途方にくれます。とりあえず、思い付きで家具を次々と書き出してみても「これで全部か？」と考える度に「あ！あれもあった」となりそうです。
そこでまずは自分の家の間取りごとに考えたらどうでしょうか？
「２LDKだから、まずはリビング、次はダイニング。そして寝室と子供部屋のそれぞれの洋室、あとは浴室やトイレなどその他」と部屋に分けて、それぞれの部屋を思う浮かべると、はるかに書き出しやすくなると思いませんか？
「カテゴリー」とは分類のことです。この例でいう「部屋」と同じです。
まず、全体をどう分けたら、もれなく分類できるかを考え、次にその分類ごとに「中身」を考えていく方法です。
業務を分けるカテゴリーの種類としては次のようなものがあります。
（２）カテゴリーの種類
① 「役割」「担当」
・組織の中で、役割や担当にはどんなものがあるか？
・その役割と対照的な役割はあるか？
・「親子関係」にある役割はあるか？
ex)「窓口担当」と「バックオフィス処理」、「標準業務」と「専門業務」など
② 「時期や時間軸」
・職場で「時期の区切り」にどんなタイミングがあるか？
・ある一定のタイミングや期間中で行われる業務を洗い出す
ex) 年次、半期、四半期、月次、週次、日次など
③ 「相手」
・利害関係者（顧客、社内、協力会社、取引会社etc）
・担当地域別（都道府県、市町村、会社独自の地域分類etc）
・社内部署名（総務部宛て、営業部宛て、企画宛てetc）
・担当者（役割）別：○○担当、△△担当など etc
④ 仕事の性格
・メイン業務とサブ業務
・定型業務と非定型業務
カテゴリーの注意点
但し、カテゴリーを考える上で注意すべきことがあります。
「カテゴリーの種類」を考えるだけで満足しないように！
あくまでその種類にはどんな「カテゴリー」があるかを洗い出すことが重要です。
これまでの研修でこの話をした後、「では、あなたの業務はどんなカテゴリーで分けたら、もれなく業務を洗い出せそうですか？」と聞くと、「『時期』でわけるといいと思います」と答える人がいます。この「時期」というのはカテゴリーの種類を答えただけです。
そうではなく・・・
「年次」「月次」「週次」「日次」「その他」で分ける
・・・というように、あくまでカテゴリー自体を考え出すべきです。
そうでなければ、この後もれなく業務を洗い出せません。
このように「まず全体は何で分かれるか」を考え、次に「その中にはどんなもの（業務）があるか？」と考えていくのです。
（３） マニュアル対象業務の一覧表を作成する
マニュアル化する対象業務を洗い出せたら、それを一覧表にしましょう。
この時、各業務に番号（業務NO）を付けましょう。
また、「業務間の関連性の高いもの」、「連続性があるもの」を１つの「系統」（業務の種類別）にすると整理しやすくなります。各系統にも番号（系統NO）を付けましょう。
系統NOと業務NOと組み合わせることで、マニュアルNO（マニュアルを一意に管理できる番号）を付けることができます。このようにマニュアルに番号を付けると、後にファイリングや進捗管理をする際に、管理がしやすくなります。
■例）マニュアル対象業務一覧表
何故か既存のマニュアルが分かりにくい・・・研修で学びなおしませんか？
研修では上記をじっくりと説明し、実施できるようにアドバイスします。