業務フロー図の作成手順04~流れのパターン➂繰り返し

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今回は最後の3つ目です

1つ目のパターンは「順次」。
2つ目のパターンは「分岐」。

では3つ目のパターンは・・・

それは「繰り返し」です。

流れのパターン➂繰り返し

「繰り返し」は「ある条件が満されている間」、もしくは「条件が満たされていない間」、先に進まない処理です。

例えば、「申請受付」の業務で考えてみましょう。この業務は「受付担当者」が「申請する人」から申請書を受け取り、「申請内容を管理するシステム」に登録する業務だとします。

この場合、受付担当者が単位申請書を「受け取れば終わり」ということはないと思います、
システムに入力する前に、申請書に「誤りや記載漏れがないか?」ようなチェックをする必要がありますよね。
当然、誤りや記載漏れなどNGがあれば申請する人に修正してもらわないければなりません。
このチェックがOKになって、初めてシステムに登録することになります。

これを「分岐」で描くと以下のようになります。

分岐で描くとこうなる

読み手をゴールまで導くこと

さて、この「分岐」で描いた業務フローで終わりにしてよいでしょうか?

この業務フローでは、「最初に申請書を受付した場面」は描けています。
しかし、記載内容に誤りがあり、申請する人に修正を依頼した後はどうなるでしょうか?
当然、申請する人は修正後、再提出しに来ますよね。
つまり受付担当者からすれば「再受付(再処理)」があるわけです。

再処理をまた描く?!

「再処理」は、「受け取ってチェックする」ことです。つまり、「最初に申請書を受付した場面」と「同じ処理」です。
つまりチェックがOKになるまで、「受け取り」と「チェック処理」を繰り返すという流れになります。

再処理は受け取る処理に戻せば良い

このように「ある条件を満たすまで(または、ある条件を満たしている間)、先に進まない流れ」を「繰り返し」といいます。
「繰り返し」も「分岐」でお話した「ひし形」を使って表すことができます。

「分岐」の注意点:「戻る矢印」は「線(矢印)」につなげる

ちなみに「戻る」矢印を、このように書く人がいます。

四角に戻してはダメ

たしかに、これでも”戻る流れ”を伝えることができます。
しかし、業務フロー図では、”戻る矢印”は再処理の”前の線(矢印)”に戻してください。
「通常の処理」を表わす”四角”は「1本の線が入ってきて、1本の線で出ていく」ことが約束だからです。

再処理の前の線に戻す

3つのパターンはこれで終わり、でも・・・

これまで3回に渡って、「業務フロー図を構成する3つのパターン」についてお話しました。
ただ、手順02では「3つのパターンと3つの図形」だったはず・・・
これまでパターンは3つ紹介しましたが、図形は「長方形」と「ひし形」の2つしか出てません。

もう1つ「重要な図形」があります。
それは次回にお話ししましょう。

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