業務フロー図の作成手順03~流れのパターン②分岐

今回は3つのパターンのうちの2つ目です

「処理の流れには、大きくわけて3つの処理パターンがあります」とお話しました。

そして1つ目のパターン「順次」も前回お話しました。
今回は2つ目のパターン「分岐」のお話をします。

流れのパターン②分岐

「分岐」は、「条件」によって、「次の処理」が異なる場合を表します。

友達や同僚に「この後、呑みに行こうよ」と誘われた時、
「この後の予定」によって、次の行動が異なりますよね。
「予定があり」なら「断る」
「予定がない」なら「行く」

このように「分岐」は「条件によって、次の処理が異なる」場合を表現します。

■分岐の描き方

「分岐」は「分岐条件」「判断結果」に分かれます。

描く図形は「ひし形」「矢印」です。

まず、「ひし形」の中に「次の処理」を判断する「分岐条件」を記します。
「分岐条件」というと、ちょっと難しそうに感じられるかもしれませんが、実は単純なことです。
「分岐条件」とは「何によって、次の処理(行動)が変わるか?」です。

例えば、先ほどの「呑みに誘われた」場合であれば、「この後の予定があるか?(無いか?)」が「分岐条件」です。

ひし形に書く

そして、「条件の結果や状態」が「判断結果」です。「判断結果」は「矢印の近く」に描きます。

この場合であれば、「予定あり(YES)」または「予定なし(NO)」になります。

矢印の近くに判断結果を書く

さらに矢印の先に、それぞれの判断結果後の処理(四角)を描きます。

次の処理を描く

これだけです。
図のパターンとしては、それほど難しくないのではないでしょうか?!

しかし、実際に業務フロー図を描くと、一番悩むパターンもこの「分岐」です。

「分岐」の注意ポイントは以下の2つです。

「分岐」の注意点①:「判断結果」を描き忘れていないか?

意外に多いのが「判断結果の書き忘れ」です。
業務フロー図を描く時、書き手は「すべての分岐パターンを網羅した図」を描こうと強く意識します。

だから、分岐後の処理を描くことに集中しすぎて、つい「どんな状態の時、その処理をするのか?」である「判断結果」を書き込み忘れてしまうのです。

しかし、読み手からすれば「判断結果」が書かれていないと、読み進められません。

この注意点は「業務フロー図を描きなれている人」であっても、つい忘れてしまうポイントでもあります。

「分岐」の注意点②:読み手にとって「分岐条件」が分かりにくくないか?

「分岐」を描いた後、もう一度「この分岐条件は判断しやすいか?」とチェックしてみてください。

たとえば先ほどの「呑みに誘われた時」の例で、普段「アフターファイブに予定が多くある人」であれば、「予定が無いか?」という判断の方が素早く判断できます。

逆に「あまり予定がない人」であれば、「予定があるか?」という判断の方がやはり素早く判断できます。

「分岐」だけでなく、業務フロー図全般に言えることでもあるのですが、図が「書き手の整理の結果」ではダメです。
あくまでも「読み手」が理解しやすい図であるか?ということを常に念頭に入れて描きましょう。