【実況中継】業務フロー図作成研修

第3講：
フローの描画パターン①順次（逐次）とは

業務フロー図（フローチャート）は、仕事の”流れ”を図にしたものです。
「作成手順０１」で洗い出した「処理（作業）」１つ１つを図形で囲み、矢印や直線でつなげて表します。

この時、「処理」を表す「囲み（図形）」は、内容によって様々用意されていますが、
すべて覚える必要はありません。基本は３つの図形を覚えれば、書くことができます。

また、処理の流れには大きくわけて３つの処理パターンがあります。

・「一つの処理が終わると次の処理に進む」 →順次（逐次）

・「条件によって、行き先が変わる」→分岐

・「ある条件を満たすまで、繰り返される（先に進まない）」→繰り返し

つまり、３つの図形と３つの処理パターンを覚えれば、これらを組み合わせて業務フローを描くことができるのです。

1つ目のパターンは「順次」です。「順次」という言葉は何やら難しそうですが、「１つの処理が完了したら、次の処理を行う」という単純な流れを表すパターンです。

例えば、「交通費の立替を月末に精算する」という処理の流れを考えてみましょう。
そして、この流れは

①当月分の領収書を揃え

②交通費清算書に記入し

➂上司に提出する

という３つの処理で構成されているとします。

では、この業務をフロー図で描いてみましょう。

業務フロー図では、１つの処理は長方形で囲みます。
これが３つの「囲み（図形）」のうちの1つ目です。
この長方形を矢印（直線）でつなげて表します。

つまり・・・

となります。

このように「順次」は長方形で囲み、矢印（直線）でつなげるだけなので、とても簡単です。
研修や本などでも、さらっと飛ばしてしまうところです。

しかし、結構注意が必要なんです。以下に、主な注意点を２つ書きます。

業務フロー図の初心者に多いのが「処理の流れに一貫性がない」ことです。

たとえば、こんなフロー図だったらどう思いますか？

これでは「処理」がどこからどこへ向かっているのかが、わかりにくいですね。

右にいったかと思ったら、下へ・・・

下に流れたと思ったら、左へ・・・

その都度、流れの向きが変わっています。

これは、業務フロー図を描く前に「時間の流れ」を決めていないからです。

通常、書く媒体（紙 OR PC）に対して、読み手が時間の流れとして違和感がなく目で追えるのは、縦方向であれば「上から下」、横方向であれば「左から右」になるはずです。

ですから、まず「時間の流れる方向」を決めてから描きましょう。

「順次」は先ほどお話したとおり「１つの処理が完了したら、次の処理を行う」流れです。
言い換えれば、「完了しなければ、完了するまで次に移らない」流れです。

だから、「処理」が「どうなったら完了するか」が明確でなければなりません。
たとえば、

このような処理の流れになっていた場合、
「企画書を完成する」「企画書を仕上げる」の２つの処理の違いが分かりにくいです。
これは業務フロー図を見る人が混乱します。

この時、「企画書を完成する」という処理が完了した時「どのような状態であるか？」を考えてみましょう。
次の処理が「上司に見てもらう」という処理になっているので、「レビュー版を完成する」という名前の方が分かりやすいです。

このように、単純な順接だからこそ、各処理の名前が分かりやすい命名になっているか？をチェックしましょう。