業務フロー図の作成手順02~流れのパターン①順次(逐次)

3つの図形とパターンで描ける!

業務フロー図(フローチャート)は、仕事の”流れ”を図にしたものです。
「作成手順01」で洗い出した「処理(作業)」1つ1つを図形で囲み、矢印や直線でつなげて表します。

この時、「処理」を表す「囲み(図形)」は、内容によって様々用意されていますが、
すべて覚える必要はありません。基本は3つの図形を覚えれば、書くことができます。

また、処理の流れには大きくわけて3つの処理パターンがあります。

・「一つの処理が終わると次の処理に進む」 →順次(逐次)

・「条件によって、行き先が変わる」→分岐

・「ある条件を満たすまで、繰り返される(先に進まない)」→繰り返し

 

つまり、3つの図形と3つの処理パターンを覚えれば、これらを組み合わせて業務フローを描くことができるのです。

流れのパターン①順次

1つ目のパターンは「順次」です。「順次」という言葉は何やら難しそうですが、「1つの処理が完了したら、次の処理を行う」という単純な流れを表すパターンです。

例えば、「交通費の立替を月末に精算する」という処理の流れを考えてみましょう。
そして、この流れは

①当月分の領収書を揃え

②交通費清算書に記入し

➂上司に提出する

という3つの処理で構成されているとします。

では、この業務をフロー図で描いてみましょう。

業務フロー図では、1つの処理は長方形で囲みます。
これが3つの「囲み(図形)」のうちの1つ目です。
この長方形を矢印(直線)でつなげて表します。

つまり・・・

となります。

このように「順次」は長方形で囲み、矢印(直線)でつなげるだけなので、とても簡単です。
研修や本などでも、さらっと飛ばしてしまうところです。

しかし、結構注意が必要なんです。以下に、主な注意点を2つ書きます。

「順次」の注意点①:”流れ”の方向に一貫性があるか?

業務フロー図の初心者に多いのが「処理の流れに一貫性がない」ことです。

たとえば、こんなフロー図だったらどう思いますか?

これでは「処理」がどこからどこへ向かっているのかが、わかりにくいですね。

右にいったかと思ったら、下へ・・・

下に流れたと思ったら、左へ・・・

その都度、流れの向きが変わっています。

これは、業務フロー図を描く前に「時間の流れ」を決めていないからです。

通常、書く媒体(紙 OR PC)に対して、読み手が時間の流れとして違和感がなく目で追えるのは、縦方向であれば「上から下」、横方向であれば「左から右」になるはずです。

 

ですから、まず「時間の流れる方向」を決めてから描きましょう。

「順次」の注意点②:各処理の”完了条件”が明確か?

「順次」は先ほどお話したとおり「1つの処理が完了したら、次の処理を行う」流れです。
言い換えれば、「完了しなければ、完了するまで次に移らない」流れです。

だから、「処理」が「どうなったら完了するか」が明確でなければなりません。
たとえば、

このような処理の流れになっていた場合、
「企画書を完成する」「企画書を仕上げる」の2つの処理の違いが分かりにくいです。
これは業務フロー図を見る人が混乱します。

この時、「企画書を完成する」という処理が完了した時「どのような状態であるか?」を考えてみましょう。
次の処理が「上司に見てもらう」という処理になっているので、「レビュー版を完成する」という名前の方が分かりやすいです。

このように、単純な順接だからこそ、各処理の名前が分かりやすい命名になっているか?をチェックしましょう。