【実況中継】業務フロー図作成研修

第2講：
業務フロー図作成は「作業の洗い出し」から始める

「業務」は「作業（処理）」の集合体

あなたの「業務」（仕事）はいくつかの「作業（処理）」から成り立っていますよね
たとえば、あなたが何かしらの書類の作成を依頼されたとします。この「○○書類作成」という業務は、実際の「作成作業」以外に「資料集め」「他者への聞きこみ」「下書き」「関係者へのレビュー」「上司や関係者のチェック」など様々な作業があります。更に「印刷」「配布」など「作成以後」の作業も「書類作成」という業務名で遂行しているかもしれません。

業務フローを描くにあたって重要なことは、まず、「業務を構成する作業」を把握していることです。構成する作業が曖昧な業務は業務フローを書くことができません。

業務フローを描く前に、その業務を「作業単位」で洗い出し、業務を完了するためにはどんな作業や行動が必要なのかを漏らさず書き出すことが重要なのです。

作業１つ１つを具体的にする

作業を洗い出し、書き出すことができたら、次は１つ１つの作業が「本当に具体的になっているか？」をチェックします。

実は洗い出した作業を１つ１つ見ると、「○○なようにやる」「なるべく○○をする」など「不明確な行動」になっていることがあります。これは自分の頭の中でまだ業務が具体的になっていない証拠です。

よって、一つ一つの作業に対して、更に以下の５つの項目を書き出し、具体的になっているかチェックします。

①作業（処理）名

洗い出した作業名が他の作業や処理と区別できるかチェックし、同じような名称であれば、あらためて区別できる作業名をつけましょう。

②主体

その作業は「誰が（どの組織が）行うのか？」を書き出します。
先ほどの書類作成を例にすれば、当初の「資料集め」や「他者への聞きこみ」は、常に一人で行うばかりではなく、時には同僚や後輩に協力を促して行ってもらうこともあるでしょう。また、「上司のチェック」は当然「上司」が行う作業です。このように「その行動は、誰が行うのか」を明確にします。

③行動内容

「どんな作業（行動）か」を簡潔に書きます。また、条件（作業の結果によって「後工程が変わること」や「繰り返すこと」）がある場合は、その条件も書き出しましょう。

④必要物

作業によっては、「特定の物」が無い場合はその作業が進められないということがあります。各作業を行うにあたり、何か「必要な物」があれば、書き出しておきましょう。

⑤成果物

作業を行うことにより「生まれる物」を書き出します。
逆をいえば、その成果物が生まれてはじめてその作業が完了したことになるともいえます。
つまり、作業の「完了基準」を明確にすることになるのです。

これら５つの項目を「一覧表」にしましょう。後でフロー図を描く際に「指針」になり、一貫したフロー図を描くことができます。