【実況中継】業務フロー図作成研修

第5講：
フローの描画パターン➂「繰り返し」とは

今回は最後の3つ目です

１つ目のパターンは「順次」。
２つ目のパターンは「分岐」。

では3つ目のパターンは・・・

それは「繰り返し」です。

流れのパターン➂繰り返し

「繰り返し」は「ある条件が満されている間」、もしくは「条件が満たされていない間」、先に進まない処理です。

例えば、「申請受付」の業務で考えてみましょう。この業務は「受付担当者」が「申請する人」から申請書を受け取り、「申請内容を管理するシステム」に登録する業務だとします。

この場合、受付担当者が単位申請書を「受け取れば終わり」ということはないと思います、
システムに入力する前に、申請書に「誤りや記載漏れがないか？」ようなチェックをする必要がありますよね。
当然、誤りや記載漏れなどNGがあれば申請する人に修正してもらわないければなりません。
このチェックがOKになって、初めてシステムに登録することになります。

これを「分岐」で描くと以下のようになります。

読み手をゴールまで導くこと

さて、この「分岐」で描いた業務フローで終わりにしてよいでしょうか？

この業務フローでは、「最初に申請書を受付した場面」は描けています。
しかし、記載内容に誤りがあり、申請する人に修正を依頼した後はどうなるでしょうか？
当然、申請する人は修正後、再提出しに来ますよね。
つまり受付担当者からすれば「再受付（再処理）」があるわけです。

「再処理」は、「受け取ってチェックする」ことです。つまり、「最初に申請書を受付した場面」と「同じ処理」です。
つまりチェックがOKになるまで、「受け取り」と「チェック処理」を繰り返すという流れになります。

このように「ある条件を満たすまで（または、ある条件を満たしている間）、先に進まない流れ」を「繰り返し」といいます。
「繰り返し」も「分岐」でお話した「ひし形」を使って表すことができます。

「分岐」の注意点：「戻る矢印」は「線（矢印）」につなげる

ちなみに「戻る」矢印を、このように書く人がいます。

たしかに、これでも”戻る流れ”を伝えることができます。
しかし、業務フロー図では、”戻る矢印”は再処理の”前の線（矢印）”に戻してください。
「通常の処理」を表わす”四角”は「1本の線が入ってきて、1本の線で出ていく」ことが約束だからです。

３つのパターンはこれで終わり、でも・・・

これまで3回に渡って、「業務フロー図を構成する３つのパターン」についてお話しました。
ただ、手順０２では「３つのパターンと３つの図形」だったはず・・・
これまでパターンは３つ紹介しましたが、図形は「長方形」と「ひし形」の２つしか出てません。

もう１つ「重要な図形」があります。
それは次回にお話ししましょう。